Gérer un groupe scolaire de plusieurs établissements : chacun chez soi, le réseau en commun

Un groupe scolaire n’est ni une grande école ni une simple somme d’écoles indépendantes. Chaque établissement garde son chef, ses classes et ses documents, mais les personnes circulent, les élèves changent parfois d’école, et la direction du groupe veut garder la main sur l’essentiel. Sahel EDU, logiciel pour réseau d’écoles multi-établissements, donne à chaque école son adresse et ses données, et met en commun les personnes, les transferts et le palmarès.

Ce qu’un groupe d’écoles attend de son logiciel

Dans un réseau, chaque école doit pouvoir travailler seule sans rien voir de ses voisines, tout en permettant au groupe de suivre ce qui doit l’être. Les mêmes besoins reviennent d’un groupe à l’autre :

• Une adresse et un espace de travail pour chaque école.
• Des données qui ne se mélangent pas.
• Des personnes qui n’ont qu’un compte, même quand elles travaillent dans deux écoles.
• Des transferts d’élèves qui gardent la trace du parcours.
• Des familles qui n’ont qu’un identifiant pour tous leurs enfants.

Une adresse et des données séparées pour chaque école

Chaque établissement a son sous-domaine. Ses données sont strictement cloisonnées : une école ne voit jamais celles d’une autre, hormis l’historique d’un élève transféré, qui s’ouvre sur l’accord de l’école d’origine. Les rôles se lisent dans l’établissement courant seulement : le censeur d’une école n’a aucun droit dans l’autre.

La double authentification est obligatoire pour la direction, le censeur et le comptable de chaque établissement, les sessions durent huit heures au plus, et les sauvegardes sont chiffrées et faites chaque heure. Les données appartiennent à chaque établissement, qui peut les exporter.

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• Un sous-domaine par établissement.
• Cloisonnement strict des données.
• Rôles donnés établissement par établissement.
• Double authentification obligatoire pour la direction, le censeur et le comptable.

Des personnes communes au réseau

Les personnes et les comptes sont communs au réseau. Un enseignant qui change d’école garde son compte ; un membre du personnel peut avoir plusieurs postes dans le même compte, avec des rôles différents selon l’établissement. La pièce officielle de la personne est enregistrée une seule fois, chiffrée, avec un contrôle anti-doublon.

Pour les familles, un parent a un seul identifiant, créé sur pièce officielle, pour tous ses enfants, même répartis dans plusieurs écoles du réseau. Et dans le générateur d’emploi du temps, un enseignant partagé avec un autre établissement du réseau est pris en compte : il n’est jamais placé à deux endroits à la fois.

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• Un compte par personne, quel que soit le nombre d’écoles.
• Une pièce officielle chiffrée, avec contrôle anti-doublon.
• Un identifiant parent pour tous les enfants du réseau.
• Enseignants partagés pris en compte dans l’emploi du temps.

Transferts d’élèves entre écoles du réseau

Quand un élève passe d’une école à l’autre du réseau, il garde son matricule de réseau. L’école d’accueil dépose une demande, l’école d’origine décide du départ, et l’historique de l’élève ne s’ouvre qu’avec son accord. L’exeat se délivre avec un numéro, et son registre garde la trace.

Un transfert hors du réseau passe par les documents habituels : exeat numéroté, certificat de scolarité, relevé de notes et livret scolaire, avec un QR Code quand l’autorisation d’ouverture de l’école est vérifiée.

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• Demande de transfert, décision de l’école d’origine.
• Même matricule de réseau.
• Historique ouvert sur accord.
• Exeat numéroté et registre des exeat.

Palmarès du réseau, pilotage et formule Réseau

Un établissement qui a des établissements rattachés est la tête du réseau. Le palmarès du réseau combine les élèves couronnés déjà publiés par chaque école ; les noms des élèves des autres écoles sont masqués, et la tête ne décerne que ses propres élèves. Les palmarès ne classent jamais les plus faibles.

Chaque école garde son tableau de bord. Pour suivre plusieurs établissements, la formule « Réseau » existe, sur devis : décrivez votre groupe à l’équipe, qui vous dira franchement ce qui est prêt et ce qui reste à adapter.

À lire aussi : Statistiques de résultats, palmarès et tableau d’honneur

• Palmarès du réseau, avec noms masqués.
• Un tableau de bord par établissement.
• Formule « Réseau » sur devis.
• Aucun classement des élèves les plus faibles.

Démarrer avec plusieurs écoles

Une demande d’adhésion demande, pour chaque école, une autorisation d’ouverture (ou, pour le public, un acte de création), parce que les attestations sont signées et vérifiables par tous. Chaque école peut commencer par son essai gratuit.

Pour gagner du temps, l’équipe de SAHEL AVENIR SARL peut reprendre les listes de chaque école (élèves, personnel, classes, matières, frais, emploi du temps) dans le cadre de la digitalisation clé en main, un service payant à part, facturé une seule fois. L’import guidé vérifie chaque ligne avant d’écrire, et relancer ne crée aucun doublon.

À lire aussi : Digitalisation clé en main des dossiers de votre école

• Autorisation d’ouverture de chaque école.
• Listes reprises par l’équipe, ou import guidé.
• Première connexion de la direction sécurisée par un code de double authentification.

Questions fréquentes

Les écoles du réseau voient-elles les données des autres ?

Non. Le cloisonnement est strict, sauf l’historique d’un élève transféré, qui s’ouvre sur accord de l’école d’origine.

Un enseignant peut-il travailler dans deux écoles avec un seul compte ?

Oui. Les personnes et les comptes sont communs au réseau, et les rôles se donnent établissement par établissement.

Que devient l’historique d’un élève qui change d’école du réseau ?

L’élève garde son matricule de réseau. L’école d’origine décide du départ, et l’historique s’ouvre avec son accord.

Comment se facture un réseau d’écoles ?

La formule « Réseau » se négocie sur devis avec chaque groupe. Aucun tarif ne figure dans cette page : voir la page Tarifs.

Un groupe présent dans plusieurs pays d’Afrique centrale peut-il l’utiliser ?

Sahel EDU est aujourd’hui conçu, validé et utilisable pour les établissements du Cameroun. Pour les écoles d’un groupe situées dans un autre pays, l’application se lit déjà en français, en anglais et en arabe et compte en francs CFA, mais les niveaux, les examens, les calendriers et les bulletins officiels du pays se paramètrent avec notre équipe, établissement par établissement, avant l’ouverture.

Peut-on essayer avant de s’engager ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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