Un logiciel pour directeur d’école : ce que vous voyez et décidez chaque jour

Un directeur d’école primaire jongle entre la cour, les classes, la caisse et les parents, souvent sans secrétaire. Cette page part de sa journée réelle, puis montre écran par écran ce que Sahel EDU lui met sous les yeux et ce qu’il lui laisse décider. Elle dit aussi ce que le logiciel ne fait pas à sa place.

La journée d’un directeur d’école : de la cour à la caisse

Dans une école maternelle ou primaire, le directeur est souvent le premier arrivé et le dernier parti. Le matin, il constate qui manque, parmi les élèves comme parmi les maîtres, et réorganise les classes si besoin. Dans la journée, il reçoit les parents, surveille l’argent qui entre, signe les attestations. Le soir, il prépare les listes et les rapports que l’administration lui demande.

Dans une petite école, il est aussi son propre secrétaire et son propre économe : c’est ce cumul qui use. Un logiciel ne remplace pas le directeur ; il remplace les recopiages.

• Savoir dès le matin quelles classes ont fait l’appel et quelles absences restent à expliquer.
• Connaître le reste à payer de chaque famille sans rouvrir plusieurs cahiers.
• Réunir les notes de chaque maître pour établir les bulletins ou les livrets.
• Répondre à un parent qui demande un reçu, un solde ou les résultats de son enfant.
• Produire à temps les rapports et l’état des lieux de la rentrée.

Ce que le directeur voit dès sa connexion

Le directeur a le profil le plus large : il voit tout l’établissement et lui seul en règle les paramètres. Sa première page, « Tableau », s’adapte à son rôle ; l’écran « Pilotage » y ajoute l’état de la journée.

Parce que ses droits sont étendus, sa connexion est protégée par une double authentification obligatoire (Google Authenticator), avec une session de 8 heures.

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• « Pilotage » : la présence du jour, les absents, les cours en cours et ceux finis sans appel, les absences injustifiées des 30 derniers jours.
• « Pilotage » : l’avancement de la saisie des notes, classe par classe, et les notes déjà validées.
• « Pilotage » : l’argent encaissé, le reste dû et les familles en retard.
• « Direction » : les effectifs, la moyenne générale, l’assiduité, la réussite, la liste des impayés et les bulletins retenus.
• « À faire » : ce qui attend la personne connectée, avec le total en pastille.
• Un signal en direct quand un cours a commencé sans que l’enseignant ait pointé, si le pointage par QR Code est utilisé.

Les résultats : du maître au bulletin, sans recopier

Chaque maître saisit ses notes une seule fois, depuis son téléphone. Le directeur ouvre « Validation » : il voit les classes en cours de saisie et celles prêtes à valider, puis valide classe par classe. Une note validée ne se modifie plus ; elle se corrige avec un motif écrit, et la correction reste tracée.

Pour la maternelle et le primaire, l’école peut tenir un livret par compétences : niveaux NA, ECA et A, avec une note et une appréciation par compétence. Le texte des compétences n’est pas fourni : le directeur saisit les compétences visées selon le programme de son école. La promotion collective à l’intérieur d’un sous-cycle du primaire et le redoublement demandé par le parent sont gérés.

Les résultats restent invisibles des familles tant que le directeur n’a pas publié la période, après la remise du bulletin papier. C’est lui qui choisit le moment.

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• Les statistiques des résultats : taux de réussite, moyenne, répartition par tranches, garçons et filles, par classe et par discipline.
• Les bulletins d’une classe en un seul PDF, une page par élève.
• Le tableau d’honneur, imprimable.

Les familles et l’argent : recouvrement, reçus, communication

L’écran « Scolarité » donne, poste par poste, ce qui est dû, payé et restant, par élève et par classe. Chaque encaissement produit un reçu numéroté en PDF. La famille retrouve ses reçus et son solde dans son espace, et peut partager la situation de scolarité par WhatsApp, au moyen d’un lien valable 7 jours (sans notes ni absences).

Par défaut, un montant exigible non réglé retient la remise du bulletin papier. Les notes, les moyennes et les rangs, l’inscription et les documents d’un examen officiel ne sont jamais retenus. Le directeur peut désactiver la règle ou libérer un bulletin au cas par cas. La famille est prévenue dans son espace, sans frais.

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• Les communiqués de l’école arrivent dans l’espace de chaque famille, avec le compte des non lus.
• La famille voit les résultats publiés, les absences, l’emploi du temps, les frais et les reçus.
• Un seul compte suffit pour tous les enfants d’une même famille.

Les limites, et par où commencer

Le directeur décide ; le logiciel calcule et propose. Un emploi du temps ou une répartition des élèves reste une proposition à adopter. Sahel EDU ne transmet rien à l’administration et ne remplace pas l’inscription officielle aux examens : l’école produit des listes et des fichiers à vérifier, qu’elle dépose elle-même.

Le site s’utilise dans le navigateur du téléphone, sans application des boutiques. Seules certaines saisies, comme l’appel et les notes, se gardent quand le réseau coupe ; les autres écrans demandent la connexion.

Pour démarrer : la structure de l’école (année, trimestres, classes), le personnel et ses affectations, les élèves par import guidé depuis un tableur, puis les frais. L’équipe de SAHEL AVENIR SARL peut aussi reprendre vos listes dans le cadre de la digitalisation clé en main, un service payant à part.

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Questions fréquentes

Le directeur doit-il tout faire lui-même dans le logiciel ?

Non. Chaque personne reçoit un profil limité à son travail : un maître ne voit que ses classes, un secrétaire gère les dossiers sans toucher aux notes. Une même personne peut aussi cumuler plusieurs postes dans un seul compte.

Peut-on l’utiliser dans une école avec peu de réseau ?

Le site s’utilise dans le navigateur d’un téléphone Android ordinaire. L’appel et la saisie des notes se gardent sur le téléphone quand le réseau coupe, puis partent au retour de la connexion. Les autres écrans demandent la connexion.

Quand un parent voit-il les notes de son enfant ?

Après la publication de la période par le directeur. Avant, rien n’apparaît dans l’espace de la famille.

Les données de l’école appartiennent-elles au directeur ?

Elles appartiennent à l’établissement, qui peut les exporter. Elles sont chiffrées, cloisonnées par établissement et sauvegardées chaque heure.

Peut-on essayer avant de s’engager ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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