Le secrétariat scolaire : inscrire, tenir les dossiers, délivrer les documents

Le secrétariat est le guichet de l’école : c’est là qu’une famille inscrit son enfant, dépose ses pièces, demande un certificat. Cette page suit la journée d’un secrétaire, puis montre écran par écran ce que Sahel EDU lui permet, jusqu’où vont ses droits et ce qui reste à la direction.

La journée d’un secrétaire d’école : le guichet et les dossiers

À la rentrée, la file ne désemplit pas : inscriptions, réinscriptions, pièces à réclamer, certificats à établir, cartes à faire. Le reste de l’année, le secrétaire tient les dossiers, répond aux familles et prépare les documents que la direction signe.

• Un dossier papier incomplet, dont il faut réclamer les pièces plusieurs fois.
• Un même élève inscrit deux fois, ou deux homonymes confondus.
• Des matricules attribués à la main, avec des doublons.
• Des certificats tapés un à un, avec des fautes de recopie.
• Des photos et des cartes à rassembler pour toute l’école.

Inscrire un élève, pièce par pièce

L’admission au guichet se déroule en étapes. Chaque pièce a un état, et son fichier (photo prise au téléphone ou PDF) est conservé chiffré. L’âge est contrôlé contre la classe demandée, et un homonyme déjà connu dans le réseau est signalé avant l’inscription.

Une fois inscrit, l’élève reçoit son matricule de l’école et son matricule du réseau du logiciel, jamais à la main. Le matricule unique national, quand il existe, est enregistré et jamais inventé. La demande d’inscription en ligne depuis le site de l’école existe, mais elle est fermée par défaut : la direction l’ouvre.

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• « Admissions » : le dossier d’admission, ses pièces et leur état.
• « Matricules uniques » et « Registre matricule » : le matricule national enregistré, et le registre de l’école.
• « Répartition des classes » : des classes équilibrées, avec trois propositions commentées, selon le sexe, l’âge, les redoublants, les capacités et la langue vivante ; un humain choisit.
• Changer un élève de classe, avec un motif et son historique.

Le dossier de l’élève, ses photos et ses parents

Le dossier réunit la photo, l’état civil, les parents, une vérification annuelle et l’historique. La photo express se prend en direct avec le téléphone, recadrée, jamais gardée sur l’appareil, puis verrouillée une fois enregistrée. L’écran « Dossiers complets » donne le pourcentage d’élèves sans photo ou au dossier incomplet, classe par classe.

Le secrétariat crée aussi l’identifiant du parent (de la forme P-XXXX-XXXX) à partir d’une pièce officielle, chiffrée et dont chaque lecture est journalisée. Un parent a un seul compte pour tous ses enfants, même dans plusieurs établissements du réseau. Le secrétariat valide aussi les liens parent-enfant saisis par les élèves.

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• L’import guidé des élèves, des liens parent-élève et des frais, avec une fiche vierge en Excel et un aperçu ligne par ligne qui n’écrit rien.
• Les doublons sont gérés à l’import, et les homonymes du réseau sont signalés.
• Les listes de classe sortent en ordre alphabétique, aussi en arabe.

Documents, cartes et transferts

Les pièces officielles engagent l’établissement : le secrétariat les délivre depuis « Documents » (certificat de scolarité, attestation d’inscription, certificat de fin d’année), avec l’en-tête, le logo et le signataire de l’établissement. L’exeat est numéroté et tient dans un registre. Une carte d’élève au format carte bancaire porte un QR Code vérifiable ; un duplicata se délivre avec un motif et une carte perdue se révoque.

Un document ne porte son QR Code que si l’établissement a une clé d’émission et une autorisation d’ouverture vérifiée ; sinon il sort sans QR Code et le dit. Pour un transfert à l’intérieur du réseau, l’élève garde le même matricule, l’école d’origine décide du départ et l’historique s’ouvre sur son accord.

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• Pour les classes d’examen : liste exacte des candidats, actes de naissance à régulariser, matricule national manquant, fichiers à vérifier avec le fichier officiel.
• « Affichage des classes » : fiche de porte et emploi du temps à coller, en A4 ou A3.
• Aucune inscription officielle à un examen ne part du logiciel : l’école dépose elle-même.

Droits du secrétariat, limites et premiers pas

Le profil secrétaire inscrit et tient les dossiers, lit les frais sans encaisser, écrit aux familles et prépare le dossier de carrière du personnel (la direction signe les certificats). Il ne saisit ni ne valide de notes, n’encaisse ni n’accorde de remise, ne publie rien aux familles et ne règle pas les paramètres de l’établissement.

Pour démarrer : la structure (classes), puis l’import guidé des élèves à partir de vos tableurs, puis les photos. L’équipe de SAHEL AVENIR SARL peut aussi reprendre vos listes dans le cadre de la digitalisation clé en main, un service payant à part.

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Questions fréquentes

Peut-on reprendre les listes d’élèves déjà tenues sur Excel ?

Oui, par l’import guidé : le logiciel vérifie chaque ligne avant d’écrire, signale ce qui ne va pas, et relancer l’import ne crée pas de doublons.

Les matricules s’attribuent-ils à la main ?

Non. Le logiciel attribue le matricule de l’école et celui du réseau. Le matricule unique national est enregistré, jamais inventé.

Pourquoi un document sort-il sans QR Code ?

Un document ne porte le QR Code que si l’établissement a une clé d’émission et une autorisation d’ouverture vérifiée. Sinon il sort sans QR Code et le dit.

Les familles peuvent-elles s’inscrire en ligne ?

La demande d’inscription depuis le site de l’école existe, mais elle est fermée par défaut. La direction décide de l’ouvrir.

Peut-on essayer avant de s’engager ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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