الأمانة المدرسية: التسجيل وحفظ الملفات وإصدار الوثائق

الأمانة هي شباك المدرسة: عندها تسجّل الأسرة ابنها وتودع وثائقها وتطلب شهادة. تتبع هذه الصفحة يوم سكرتير المدرسة، ثم تعرض شاشة بشاشة ما تتيحه Sahel EDU، وإلى أين تبلغ صلاحياته، وما يبقى للإدارة.

يوم سكرتير المدرسة: الشباك والملفات

عند الدخول المدرسي لا ينقطع الطابور: تسجيلات وإعادة تسجيلات ووثائق مطلوبة وشهادات تُحرَّر وبطاقات تُصنع. وفي بقية السنة يمسك السكرتير الملفات ويجيب الأسر ويُعدّ الوثائق التي توقّعها الإدارة.

• ملف ورقي ناقص، تجب المطالبة بوثائقه مرات عدة.
• تلميذ مسجَّل مرتين، أو تلميذان متشابها الاسم يُخلط بينهما.
• أرقام تسجيل تُمنح باليد، مع تكرار.
• شهادات تُطبع واحدة واحدة، بأخطاء النسخ.
• صور وبطاقات يجب جمعها للمدرسة كلها.

تسجيل تلميذ وثيقةً وثيقة

يجري القبول عند الشباك على مراحل. لكل وثيقة حالة، وملفها (صورة بالهاتف أو PDF) محفوظ مشفَّرًا. ويُراجع السن مقابل القسم المطلوب، وتُنبَّه الأمانة إلى متشابه اسم معروف مسبقًا في الشبكة قبل التسجيل.

وبعد التسجيل يحصل التلميذ على رقم تسجيله في المدرسة ورقمه في الشبكة من البرنامج، لا باليد أبدًا. أما الرقم الموحَّد الوطني، حين يوجد، فيُسجَّل ولا يُختلق. وطلب التسجيل عبر الإنترنت من موقع المدرسة موجود، لكنه مغلق افتراضيًا: تفتحه الإدارة.

اقرأوا أيضًا: إدارة قبول التلاميذ وتسجيلهم في المدرسة · رقم تسجيل التلميذ: قواعد الترقيم

• «القبول»: ملف القبول ووثائقه وحالتها.
• «أرقام التسجيل الموحدة» و«سجل أرقام التسجيل»: الرقم الوطني المسجَّل، وسجل المدرسة.
• «توزيع الأقسام»: أقسام متوازنة، بثلاثة اقتراحات معلَّق عليها، بحسب الجنس والسن والمعيدين والطاقة الاستيعابية واللغة الحية؛ ويختار شخص.
• نقل تلميذ إلى قسم آخر، بسبب وبسجل تاريخي.

ملف التلميذ وصوره وأولياؤه

يجمع الملف الصورة والحالة المدنية والأولياء ومراجعة سنوية والتاريخ. وتُلتقط الصورة السريعة مباشرةً بالهاتف، مقصوصة، ولا تُحفظ في الجهاز أبدًا، ثم تُقفل بعد التسجيل. وتعطي شاشة «اكتمال الملفات» نسبة التلاميذ بلا صورة أو بملف ناقص، قسمًا قسمًا.

وتنشئ الأمانة كذلك معرّف الولي (على شكل P-XXXX-XXXX) انطلاقًا من وثيقة رسمية مشفَّرة، تُسجَّل كل قراءة لها. وللولي حساب واحد لجميع أبنائه، ولو في عدة مؤسسات من الشبكة. كما تصادق الأمانة على الروابط بين الأولياء والأبناء التي يدخلها التلاميذ.

اقرأوا أيضًا: بطاقة التلميذ بصورة: إصدارها والتحقق منها · استيراد قائمة التلاميذ من إكسل دون أخطاء

• الاستيراد الموجَّه للتلاميذ والروابط بين الأولياء والتلاميذ والرسوم، مع ورقة Excel فارغة ومعاينة سطرًا سطرًا لا تكتب شيئًا.
• تُعالَج المكررات عند الاستيراد، ويُنبَّه إلى متشابهي الاسم في الشبكة.
• تخرج قوائم الأقسام بالترتيب الأبجدي، وبالعربية أيضًا.

الوثائق والبطاقات والتحويلات

الوثائق الرسمية تُلزم المؤسسة: تصدرها الأمانة من «الوثائق» (شهادة مدرسية، وشهادة تسجيل، وشهادة نهاية السنة)، برأسية المؤسسة وشعارها وموقِّعها. وشهادة المغادرة مرقَّمة ومسجَّلة في سجل. وتحمل بطاقة التلميذ بحجم البطاقة البنكية رمز QR يمكن التحقق منه؛ وتصدر نسخة ثانية بسبب، وتُلغى البطاقة المفقودة.

ولا تحمل الوثيقة رمز QR إلا إذا كان للمؤسسة مفتاح إصدار وترخيص افتتاح تم التحقق منه؛ وإلا خرجت دون رمز وصرّحت بذلك. وفي التحويل داخل الشبكة يحتفظ التلميذ برقم التسجيل نفسه، وتقرر المدرسة الأصلية مغادرته، ويُفتح التاريخ بموافقتها.

اقرأوا أيضًا: شهادة المغادرة ونقل التلميذ والشهادة المدرسية · وثائق مدرسية قابلة للتحقق برمز QR — Sahel Shield

• لأقسام الامتحانات: القائمة الدقيقة للمترشحين، وعقود الازدياد الواجب تسويتها، والرقم الوطني الناقص، وملفات تُراجَع مع الملف الرسمي.
• «ملصقات الأقسام»: لافتة الباب والجدول الزمني للتعليق، بحجم A4 أو A3.
• لا يخرج من البرنامج أي تسجيل رسمي في الامتحانات: تودعه المدرسة بنفسها.

صلاحيات الأمانة وحدودها وأولى الخطوات

يسجّل ملف السكرتير ويمسك الملفات، ويطّلع على الرسوم دون تحصيلها، ويكتب إلى الأسر ويُعدّ ملف مسار الموظفين (والإدارة هي التي توقّع الشهادات). ولا يدخل الدرجات ولا يصادق عليها، ولا يحصّل ولا يمنح تخفيضات، ولا ينشر شيئًا للأسر، ولا يضبط إعدادات المؤسسة.

للانطلاق: الهيكلة (الأقسام)، ثم الاستيراد الموجَّه للتلاميذ من جداولكم، ثم الصور. ويمكن لفريق SAHEL AVENIR SARL أيضًا أن يتولى قوائمكم ضمن خدمة الرقمنة الشاملة الجاهزة، وهي خدمة مدفوعة على حدة.

اقرأوا أيضًا: رقمنة جاهزة لملفات مدرستكم

الأسئلة الشائعة

هل يمكن استعادة قوائم التلاميذ المحفوظة في Excel؟

نعم، عبر الاستيراد الموجَّه: يتحقق البرنامج من كل سطر قبل الكتابة، وينبّه إلى ما لا يصح، ولا يُنشئ تكرارًا إن أُعيد الاستيراد.

هل تُمنح أرقام التسجيل باليد؟

لا. يمنح البرنامج رقم المدرسة ورقم الشبكة. أما الرقم الموحَّد الوطني فيُسجَّل ولا يُختلق.

لماذا تخرج وثيقة دون رمز QR؟

لا تحمل الوثيقة رمز QR إلا إذا كان للمؤسسة مفتاح إصدار وترخيص افتتاح تم التحقق منه. وإلا خرجت دونه وصرّحت بذلك.

هل تستطيع الأسر التسجيل عبر الإنترنت؟

طلب التسجيل من موقع المدرسة موجود، لكنه مغلق افتراضيًا. وتقرر الإدارة فتحه.

هل يمكن التجربة قبل الالتزام؟

نعم. التجربة المجانية لمدة ٣٠ يومًا، دون التزام. ثم يُتفاوض على السعر مع كل مؤسسة، ويمكن الاطلاع عليه في صفحة الأسعار.

انظروا أيضًا

كل الحلول ←