Le vocabulaire des finances d’une école : frais, paiements, pièces, caisse et comptabilité

Entre ce que la famille doit, ce qu’elle a payé et ce que l’école encaisse, les mêmes mots désignent parfois des choses différentes. Ce glossaire explique en quelques lignes le vocabulaire des finances scolaires, rangé par thème, avec l’équivalent anglais et arabe de chaque terme. Il ne donne aucun montant : les frais et les barèmes varient d’un établissement à l’autre et se lisent dans leurs propres documents.

Les frais

Une école privée demande plusieurs sortes de frais, et une école publique des contributions fixées ailleurs. Distinguer chaque poste évite de confondre ce qui revient à l’établissement, à l’association des parents ou à l’État.

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• Frais de scolarité (EN : school fees ; AR : الرسوم الدراسية) : sommes demandées par un établissement privé pour l’enseignement de l’année.
• Frais d’inscription (EN : registration fee ; AR : رسوم التسجيل) : somme payée à l’entrée ou à la réinscription, distincte de la scolarité.
• Droits d’examen (EN : exam fees ; AR : رسوم الامتحان) : frais d’inscription à un examen officiel, payés à l’État et non à l’école.
• Cotisation d’APEE (EN : PTA contribution ; AR : مساهمة جمعية أولياء التلاميذ) : contribution à l’association des parents d’élèves et d’enseignants, comptée à part dans les caisses.
• Frais annexes (EN : additional fees ; AR : رسوم إضافية) : tenue, cantine, transport, internat et autres services, choisis élève par élève.
• Montant exigible (EN : amount due ; AR : المبلغ المستحق) : part des frais que la famille doit déjà régler à la date d’aujourd’hui, d’après l’échéancier.
• Contributions exigibles (EN : compulsory contributions ; AR : المساهمات الواجبة) : sommes fixées pour les élèves du secondaire public, payées hors de l’établissement.

Échéancier, solde et impayés

Payer la scolarité en une seule fois n’est pas toujours possible. L’école la découpe donc en tranches, et suit à chaque instant ce qui est réglé et ce qui reste.

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• Tranche (EN : installment ; AR : دفعة) : part de la scolarité à régler à une date donnée.
• Échéancier (EN : payment schedule ; AR : جدول الدفعات) : calendrier des tranches, avec leurs dates et leurs montants.
• Acompte (EN : advance payment ; AR : دفعة مقدَّمة) : somme versée avant l’échéance ou en avance sur une tranche.
• Solde (EN : balance ; AR : الرصيد) : différence entre ce qui est dû et ce qui est payé à un instant donné.
• Reste à payer (EN : outstanding amount ; AR : المتبقي) : ce qu’il reste à régler sur l’ensemble des frais de l’année, y compris les tranches non encore échues.
• Impayés (EN : unpaid fees ; AR : المستحقات غير المدفوعة) : montants exigibles non réglés après leur date d’échéance.
• Relance (EN : payment reminder ; AR : تذكير بالدفع) : démarche pour rappeler à une famille ce qu’elle doit encore.

Réductions et aides

Certaines familles paient moins que le tarif, pour des raisons que l’école doit pouvoir expliquer : la trace de chaque réduction fait la transparence du recouvrement.

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• Exonération (EN : exemption ; AR : إعفاء) : dispense totale de payer un frais déterminé.
• Remise (EN : discount ; AR : تخفيض) : réduction partielle d’un frais.
• Remise de fratrie (EN : sibling discount ; AR : تخفيض الإخوة) : réduction accordée quand plusieurs enfants d’une même famille sont inscrits.
• Bourse (EN : scholarship ; AR : منحة) : aide accordée à un élève, selon des conditions que l’établissement fixe : besoin, résultats ou mérite.
• Don (EN : donation ; AR : تبرع) : somme offerte à l’établissement sans contrepartie, qui peut donner lieu à un reçu.

Les pièces comptables

Chaque encaissement ou dépense laisse une pièce. Ce sont ces pièces, numérotées sans trou, qui permettent de prouver ce qui s’est passé.

• Reçu (EN : receipt ; AR : الوصل) : pièce remise à la famille quand un paiement est reçu. Il prouve le paiement.
• Facture (EN : invoice ; AR : الفاتورة) : pièce qui détaille ce qui est dû et demande son règlement.
• Avoir (EN : credit note ; AR : إشعار دائن) : pièce qui annule tout ou partie d’une facture ou d’un paiement.
• Attestation de versement (EN : payment certificate ; AR : شهادة دفع) : document qui confirme qu’une somme a été versée.
• Bon de commande (EN : purchase order ; AR : أمر شراء) : ordre d’achat signé avant une dépense ; il peut exiger deux validations.
• Décharge (EN : discharge slip ; AR : مخالصة) : pièce signée par celui qui reçoit une somme ou un objet.
• Quitus (EN : clearance certificate ; AR : براءة ذمة) : attestation d’absence de dette envers l’établissement, parfois demandée avant un exeat ou un relevé.

Caisse, dépenses et banque

La caisse est le point de rencontre entre l’argent de la famille et la comptabilité de l’école. Elle se contrôle chaque jour.

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• Caisse du jour (EN : today’s cash box ; AR : صندوق اليوم) : caisse ouverte pour une journée, fermée le soir après comptage.
• Fond de caisse (EN : opening float ; AR : رصيد افتتاح الصندوق) : somme déposée dans la caisse à l’ouverture pour rendre la monnaie.
• Écart de caisse (EN : cash difference ; AR : فارق الصندوق) : différence constatée à la fermeture entre l’argent attendu et l’argent compté.
• Dépense (EN : expense ; AR : النفقة) : somme sortie de la caisse, appuyée par un justificatif.
• Versement (EN : deposit ; AR : إيداع) : somme déposée à la banque ou envoyée par une famille, déclarée avec la preuve du dépôt.
• Relevé bancaire (EN : bank statement ; AR : كشف الحساب البنكي) : document de la banque qui liste les opérations du compte.
• Rapprochement (EN : reconciliation ; AR : المطابقة) : mise en regard du relevé bancaire et des paiements enregistrés pour s’assurer qu’ils correspondent.

Responsables et comptabilité

Les mots de la comptabilité varient d’un pays et d’un établissement à l’autre. Voici ceux que l’on rencontre le plus souvent.

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• Économe ou intendant (EN : bursar ; AR : المقتصد) : responsable de la gestion financière et matérielle de l’établissement.
• Comptable (EN : bursar or accountant ; AR : المحاسب) : personne qui tient les comptes et prépare les états financiers.
• Paie (EN : payroll ; AR : الرواتب) : calcul et versement des salaires du personnel, à l’heure ou au mois.
• Bulletin de paie (EN : payslip ; AR : قسيمة الراتب) : document remis à chaque salarié avec le détail de sa rémunération.
• Plan comptable SYSCOHADA (EN : SYSCOHADA chart of accounts ; AR : المخطط المحاسبي SYSCOHADA) : liste normalisée des comptes de l’espace OHADA, à partir de laquelle l’école tient son journal et son grand livre.

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre le reste à payer et le montant exigible ?

Le reste à payer est tout ce qu’il reste à régler sur l’année. Le montant exigible est la part de ce reste dont la date d’échéance est déjà passée.

Quelle est la différence entre une exonération et une remise ?

L’exonération dispense de payer un frais. La remise le réduit sans le supprimer. Dans les deux cas, l’école doit pouvoir expliquer et tracer le motif.

Un reçu et une facture, est-ce la même chose ?

Non. La facture demande un paiement et détaille ce qui est dû ; le reçu prouve qu’un paiement a bien été reçu.

À quoi sert le rapprochement ?

À vérifier que les versements annoncés par les familles figurent bien sur le relevé de la banque, et à rattacher chaque versement à un paiement avec son reçu.

Quelle est la différence entre un économe et un intendant ?

Les deux mots désignent le responsable financier et matériel de l’établissement. L’usage varie selon l’ordre d’enseignement et la région ; en anglais, on dit bursar.

Comment Sahel EDU applique-t-il ce vocabulaire ?

Les frais se suivent poste par poste, avec échéanciers, reste à payer et reçus numérotés. Les familles paient à la caisse ou par versement bancaire ou mobile ; l’école enregistre le paiement, et la famille voit son reçu et son solde.

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