المقتصد والمحاسب: أموال المؤسسة من التحصيل إلى الرواتب

المقتصد، أو محاسب المؤسسة بحسب المدارس، هو من يمرّ عبره المال دخولًا وخروجًا: الرسوم والنفقات والرواتب وكشوف البنك. وفي Sahel EDU يقابل هذا المنصبَ ملفُّ المحاسب. تنطلق هذه الصفحة من يومه، ثم تعرض شاشة بشاشة ما يقدمه البرنامج، وصلاحيات ملفه، وما لا يتوقف عليه.

يوم المقتصد: التحصيل والتحقق والتبرير

عند الافتتاح يعدّ المقتصد رصيد الصندوق، ويحصّل الرسوم من الأسر، ويسلّم الوصولات، ويسدّد بعض الموردين، ثم يغلق الصندوق ويعدّ مجددًا. وفي آخر الشهر تأتي رواتب الموظفين وتبرير النفقات؛ وخلال الفصل، تذكير المتأخرين عن الأداء.

• وصل مكتوب باليد: رقم منسي، أو نسخة مكررة، أو مبلغ مشطوب.
• باقي أداء أسرة يُعاد تركيبه من عدة دفاتر.
• صندوق لا يتطابق مساءً، دون معرفة السبب.
• إيداعات بنكية يصل دليلها صورةً، وتجب مطابقتها بكشف الحساب.
• رواتب الأساتذة المؤجَرين بالساعة، تُعاد عدًّا كل شهر.

التحصيل: الرسوم بحسب البند والوصولات المرقَّمة والمستحقات

تُحدَّد الرسوم بندًا بندًا (الملف والتسجيل وجمعية أولياء التلاميذ والامتحان والرسوم الدراسية والزي…) مع جداول دفعاتها. وكل مبلغ محصَّل يُوزَّع على البنود وينتج وصلًا مرقَّمًا بصيغة PDF بثلاث لغات، مع المبلغ بالحروف. ويُسجَّل الوسيلة المستعملة (نقدًا أو تحويلًا أو شيكًا أو أداءً عبر الهاتف المحمول).

تسجّل Sahel EDU الأداء ولا تطلق أي أداء عبر الإنترنت، ولا ترسل للأولياء رابط دفع. تدفع الأسر في الصندوق أو بإيداع؛ ثم ترى الأسرة وصلها ورصيدها في فضائها.

اقرأوا أيضًا: متابعة الرسوم الدراسية: الوصولات والأقساط والمتأخرات · متابعة أولياء الأمور المتأخرين عن دفع الرسوم: طريقة

• «الرسوم الدراسية»: المستحق والمدفوع والباقي، لكل تلميذ ولكل قسم، مع المستحقات غير المدفوعة والتذكيرات والتصدير.
• يُلغى المبلغ المحصَّل خطأً بذكر السبب ويبقى مسجَّلًا. وتُصحَّح الوثيقة بإشعار دائن، لا بتعديلها.
• «سجل الوثائق المالية»: الفواتير والوصولات وإشعارات الدائن والكشوف، بترقيم متصل، مع رمز QR الخاص بـ Sahel Shield. ولا تُطبَّق أي ضريبة على القيمة المضافة افتراضيًا.
• «كشوف الدرجات المحجوزة»: يرى المقتصد القائمة ويحصّل؛ أما الإفراج عن كشف فيعود إلى الإدارة.

الصندوق والنفقات والإيداعات البنكية

يُفتح صندوق اليوم برصيد ابتدائي ويُغلق بالفارق الذي يُثبَّت عندئذ: ففي المساء يُعرف هل يتطابق وبكم يختلف. وتُدخل النفقات مع مستنداتها؛ والنفقة الملغاة تحتفظ بسببها ولا تُمحى أبدًا. وأوامر الشراء لدى الموردين تتطلب مصادقة مزدوجة.

اقرأوا أيضًا: صندوق اليوم ومصاريف المدرسة · الإيداعات البنكية ومطابقتها مع كشف الحساب

• «النفقات» و«الموردون»: المال الخارج، مع أوامر الشراء؛ ويُحفظ إدخال النفقات في الهاتف حين ينقطع الاتصال.
• «صناديق منفصلة»: جمعية أولياء التلاميذ والامتحانات، لكل منها ميزانيتها وتقريرها؛ ويطّلع مكتب الجمعية على صندوقه دون أي اطلاع على الدرجات أو الغيابات.
• «الإيداعات»: تصرّح الأسرة بإيداع مع صورة قسيمتها؛ ويتحقق منها المقتصد، ويستورد كشف حساب البنك ويطابق. ثم يصير الإيداع أداءً موزَّعًا على البنود، مع وصل.
• ويلائم خيار «بلا نقد» المؤسسات التي لا تتلقى مالًا سائلًا عند الشباك.

الرواتب والقيود المحاسبية

في «الرواتب» يُضبط أجر كل شخص (بالساعة أو بالشهر)، وتُحسب الساعات انطلاقًا من الجدول الزمني مقارنًا بتسجيل الحضور، ويخرج كشف الراتب بصيغة PDF؛ ويجد كل موظف كشفه في «راتبي». ونسب الاشتراكات إعدادات يجب أن تصادق عليها المؤسسة، وتصريحات الأجور وثائق مُعدّة وليست تصريحات إلكترونية.

وتقترح «المحاسبة» مخطط مطابقة SYSCOHADA يراجعه المحاسب ويصادق عليه، ثم تقدم يومية القيود والدفتر الكبير وتوازن السنة المالية والفروق الواجب فحصها بين الرواتب والوثائق والصندوق. ويُصدَّر ملف القيود بصيغة CSV أو Excel. واقتراح الحسابات نقطة انطلاق: تجب مراجعته قبل أي استعمال رسمي.

اقرأوا أيضًا: رواتب موظفي المدرسة: كشوف الراتب والسلف والساعات

الصلاحيات والحدود ومن أين نبدأ

يحصّل ملف المحاسب الأداءات، ويلغي مبلغًا محصَّلًا مع أثر، ويمسك الصندوق والنفقات والإيداعات والرواتب، ويطّلع على سجل الوثائق ويطلب إشعارات الدائن. ولا يستطيع منح تخفيض، ولا تخصيص منحة (يرى كلفتها)، ولا الإفراج عن كشف درجات محجوز، ولا رؤية الدرجات؛ وإشعار دائن فوق العتبة يتطلب مصادقة شخص ثانٍ مخوَّل. ودخوله محمي بمصادقة ثنائية إجبارية.

للانطلاق: تحديد الرسوم بحسب البند وجداولها، واستيراد الأداءات المستلمة قبل التركيب لتكون الأرصدة صحيحة، ثم فتح صندوق اليوم. وتحصيل الرسوم الدراسية يحتاج إلى اتصال.

الأسئلة الشائعة

هل يستطيع الأولياء الدفع عبر الإنترنت مع Sahel EDU؟

لا. تدفع الأسر في الصندوق أو بإيداع بنكي أو عبر الهاتف المحمول؛ وتسجّل المؤسسة الأداء، وترى الأسرة وصلها ورصيدها.

ماذا نفعل بمبلغ محصَّل أُدخل خطأً؟

يُلغى بذكر السبب ويبقى مسجَّلًا، ولا يُمحى. وتُصحَّح وثيقة صدرت بإشعار دائن.

هل يستطيع المقتصد منح تخفيض لأسرة؟

لا، ذلك من اختصاص الإدارة. يرى المقتصد كلفة المنح والتخفيضات دون أن يمنحها.

هل ضُبطت اشتراكات الرواتب مسبقًا؟

لا. نسب الاشتراكات إعدادات يجب أن تصادق عليها المؤسسة، والتصريحات تُعَدّ ولا تُرسَل.

هل يمكن التجربة قبل الالتزام؟

نعم. التجربة المجانية لمدة ٣٠ يومًا، دون التزام. ثم يُتفاوض على السعر مع كل مؤسسة، ويمكن الاطلاع عليه في صفحة الأسعار.

انظروا أيضًا

كل الحلول ←