مصطلحات مالية المدرسة: الرسوم والمدفوعات والوثائق والصندوق والمحاسبة

بين ما تدين به الأسرة وما دفعته وما تحصّله المدرسة، تدل الكلمات نفسها أحيانًا على أشياء مختلفة. يشرح هذا القاموس في أسطر قليلة مصطلحات مالية المدرسة مرتبة حسب الموضوع، مع المقابل الإنجليزي لكل مصطلح. ولا يذكر أي مبلغ: فالرسوم والسلالم تختلف من مؤسسة إلى أخرى وتُقرأ في وثائق كل منها.

الرسوم

تطلب المدرسة الخاصة عدة أنواع من الرسوم، وتطلب المدرسة العمومية مساهمات تُحدد في مكان آخر. وتمييز كل بند يجنّب الخلط بين ما يعود إلى المؤسسة وإلى جمعية الأولياء وإلى الدولة.

اقرأوا أيضًا: متابعة الرسوم الدراسية: الوصولات والأقساط والمتأخرات

• الرسوم الدراسية (School fees): مبالغ تطلبها مؤسسة خاصة مقابل تدريس السنة.
• رسوم التسجيل (Registration fee): مبلغ يُدفع عند الدخول أو إعادة التسجيل، منفصل عن الرسوم الدراسية.
• رسوم الامتحان (Exam fees): كلفة التسجيل في امتحان رسمي، وتُدفع للدولة لا للمدرسة.
• مساهمة جمعية أولياء التلاميذ (PTA contribution): مساهمة في جمعية أولياء التلاميذ والمعلمين، تُحتسب على حدة في الصناديق.
• رسوم إضافية (Additional fees): الزي والمطعم والنقل والإيواء وخدمات أخرى، تُختار تلميذًا بتلميذ.
• المبلغ المستحق (Amount due): الجزء من الرسوم الذي يجب على الأسرة أن تسدده منذ اليوم بحسب جدول الدفعات.
• المساهمات الواجبة (Compulsory contributions): مبالغ محددة لتلاميذ الثانوي العمومي، تُدفع خارج المؤسسة.

جدول الدفعات والرصيد والمتأخرات

ليس دفع الرسوم الدراسية دفعة واحدة ممكنًا دائمًا. لذلك تقسمها المدرسة إلى دفعات، وتتابع في كل لحظة ما دُفع وما بقي.

اقرأوا أيضًا: متابعة أولياء الأمور المتأخرين عن دفع الرسوم: طريقة

• دفعة (Installment): جزء من الرسوم الدراسية يُسدَّد في تاريخ معين.
• جدول الدفعات (Payment schedule): رزنامة الدفعات بتواريخها ومبالغها.
• دفعة مقدَّمة (Advance payment): مبلغ يُدفع قبل الأجل أو سلفًا عن دفعة.
• الرصيد (Balance): الفرق بين ما هو مستحق وما دُفع في لحظة معينة.
• المتبقي (Outstanding amount): ما بقي من مجموع رسوم السنة، بما فيه الدفعات التي لم يحن أجلها.
• المستحقات غير المدفوعة (Unpaid fees): مبالغ مستحقة لم تُسدَّد بعد حلول أجلها.
• تذكير بالدفع (Payment reminder): خطوة لتذكير أسرة بما لا يزال عليها.

التخفيضات والمساعدات

تدفع بعض الأسر أقل من التعرفة لأسباب ينبغي أن تقدر المدرسة على شرحها: فتسجيل كل تخفيض هو ما يصنع شفافية التحصيل.

اقرأوا أيضًا: إدارة المنح المدرسية وتخفيضات الرسوم الدراسية

• إعفاء (Exemption): إسقاط كامل لرسم معين.
• تخفيض (Discount): خفض جزئي لرسم.
• تخفيض الإخوة (Sibling discount): خفض يُمنح حين يُسجَّل عدة أبناء من أسرة واحدة.
• منحة (Scholarship): مساعدة تُمنح لتلميذ بشروط تحددها المؤسسة: الحاجة أو النتائج أو الاستحقاق.
• تبرع (Donation): مبلغ يُقدَّم للمؤسسة دون مقابل، وقد يُسلَّم عنه وصل.

الوثائق المحاسبية

يترك كل تحصيل أو إنفاق وثيقة. وهذه الوثائق، المرقمة دون ثغرة، هي التي تتيح إثبات ما حدث.

• الوصل (Receipt): وثيقة تُسلَّم للأسرة حين يُستلم دفع. وهي تثبت الدفع.
• الفاتورة (Invoice): وثيقة تفصّل ما هو مستحق وتطلب تسديده.
• إشعار دائن (Credit note): وثيقة تلغي كل فاتورة أو دفعة أو جزءًا منها.
• شهادة دفع (Payment certificate): وثيقة تؤكد أن مبلغًا قد دُفع.
• أمر شراء (Purchase order): أمر بالشراء يُوقَّع قبل الإنفاق، وقد يتطلب مصادقتين.
• مخالصة (Discharge slip): وثيقة يوقعها من يستلم مبلغًا أو شيئًا.
• براءة ذمة (Clearance certificate): إفادة بعدم وجود دين تجاه المؤسسة، تُطلب أحيانًا قبل شهادة المغادرة أو كشف الدرجات.

الصندوق والنفقات والبنك

الصندوق هو نقطة التقاء مال الأسرة بمحاسبة المدرسة. ويُراقب كل يوم.

اقرأوا أيضًا: صندوق اليوم ومصاريف المدرسة · الإيداعات البنكية ومطابقتها مع كشف الحساب

• صندوق اليوم (Today’s cash box): صندوق يُفتح ليوم واحد ويُغلق مساءً بعد العدّ.
• رصيد افتتاح الصندوق (Opening float): مال يوضع في الصندوق عند الافتتاح لإرجاع الفكة.
• فارق الصندوق (Cash difference): الفرق المسجل عند الإغلاق بين المال المنتظر والمال المعدود.
• النفقة (Expense): مال يخرج من الصندوق ويسنده مبرِّر.
• إيداع (Deposit): مبلغ يُودَع في البنك أو ترسله أسرة، ويُصرَّح به مع إثبات الإيداع.
• كشف الحساب البنكي (Bank statement): وثيقة البنك التي تسرد عمليات الحساب.
• المطابقة (Reconciliation): مقابلة كشف الحساب البنكي بالمدفوعات المسجلة للتأكد من تطابقها.

المسؤولون والمحاسبة

تختلف مصطلحات المحاسبة من بلد إلى بلد ومن مؤسسة إلى أخرى. وهذه أكثرها ورودًا.

اقرأوا أيضًا: رواتب موظفي المدرسة: كشوف الراتب والسلف والساعات · برنامج المقتصد والمحاسب: الرسوم والصندوق والرواتب

• المقتصد (Économe أو Intendant، Bursar): المسؤول عن التسيير المالي والمادي للمؤسسة.
• المحاسب (Comptable، Bursar or accountant): من يمسك الحسابات ويعد البيانات المالية.
• الرواتب (Payroll): حساب أجور الموظفين ودفعها، بالساعة أو بالشهر.
• قسيمة الراتب (Payslip): وثيقة تُسلَّم لكل موظف بتفصيل أجره.
• المخطط المحاسبي SYSCOHADA (SYSCOHADA chart of accounts): قائمة موحدة للحسابات في فضاء OHADA، تمسك المدرسة انطلاقًا منها يوميتها ودفتر أستاذها.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين المتبقي والمبلغ المستحق؟

المتبقي هو كل ما بقي للتسديد على مدى السنة. والمبلغ المستحق هو الجزء منه الذي مضى أجله.

ما الفرق بين الإعفاء والتخفيض؟

الإعفاء يسقط الرسم. والتخفيض يخفضه دون أن يلغيه. وفي الحالتين ينبغي أن تقدر المدرسة على شرح السبب وتسجيله.

هل الوصل والفاتورة شيء واحد؟

لا. الفاتورة تطلب دفعًا وتفصّل المستحق؛ والوصل يثبت أن دفعًا قد استُلم.

ما فائدة المطابقة؟

التحقق من أن الإيداعات التي أعلنتها الأسر تظهر فعلًا في كشف البنك، وربط كل إيداع بدفعة مع وصلها.

ما الفرق بين المقتصد وIntendant؟

تدل الكلمتان على المسؤول المالي والمادي للمؤسسة. ويختلف الاستعمال بحسب نوع التعليم والجهة؛ وبالإنجليزية يقال Bursar.

كيف تطبق Sahel EDU هذه المصطلحات؟

تُتابع الرسوم بندًا بندًا، مع جداول دفعات ومتبقٍّ ووصولات مرقمة. وتدفع الأسر في الصندوق أو بإيداع بنكي أو عبر الهاتف؛ وتسجّل المدرسة الدفع، وترى الأسرة وصلها ورصيدها.

انظروا أيضًا

كل الحلول ←