Transférer un élève, délivrer l’exeat et le certificat de scolarité, avec une trace de chaque geste

Quand un élève change d’école, deux documents circulent : l’exeat, qui atteste son départ, et le certificat de scolarité, qui prouve qu’il est inscrit. Le plus souvent, ils sont tapés à la demande et personne ne retrouve le numéro. Avec Sahel EDU, logiciel de gestion des transferts d’élèves, l’exeat est numéroté et enregistré dans un registre, le transfert entre écoles d’un même réseau passe par une demande, et les documents se vérifient par un QR Code lorsque l’établissement y est autorisé.

Exeat, transfert, certificat de scolarité : ce que chaque document dit

Ces trois notions se confondent souvent. Les distinguer évite de délivrer un papier pour un autre.

Un exeat est le certificat de départ : l’établissement d’origine déclare que l’élève le quitte à une date donnée. Le transfert est le mouvement lui-même, de l’école d’origine vers l’école d’accueil. Le certificat de scolarité prouve, lui, que l’enfant est inscrit dans l’établissement pour l’année.

• L’exeat porte le nom de l’élève, sa fiche, la date de départ et l’établissement d’accueil.
• Il est signé et cacheté par l’établissement d’origine.
• Le certificat de scolarité sert aux démarches de la famille auprès d’organismes extérieurs, par exemple un dossier de bourse.
• L’attestation d’inscription et le certificat de fin d’année sont des documents voisins, délivrés de la même façon.

Délivrer l’exeat : numéro, registre et duplicata

Le secrétariat ou la direction délivre l’exeat depuis le dossier de l’élève. Le PDF sort dans les langues de l’établissement, avec l’en-tête, la fiche de l’élève, la signature, le cachet et un QR Code de vérification.

Chaque exeat reçoit un numéro à la suite dans l’année, et un registre permet de tous les consulter. Si la famille perd son exemplaire, le duplicata reprend le même numéro : il n’y a pas deux exeat différents pour le même départ.

• La date de départ et l’établissement d’accueil sont notés.
• Le registre se consulte à tout moment, sans retaper les anciens documents.
• Le reste dû du jour est indiqué à titre d’information : il ne sert jamais à refuser l’exeat.
• Le duplicata garde le numéro d’origine.

Transfert entre écoles d’un même réseau : l’école d’origine décide

Quand les deux écoles appartiennent au même réseau, l’élève ne se retape pas. L’école d’accueil saisit son matricule réseau et sa date de naissance, indique le motif, puis clique sur « Demander le transfert ». C’est l’école d’origine qui répond.

Si elle accepte, le départ est daté, l’exeat est délivré de lui-même, l’historique de l’élève est ouvert à l’école d’accueil et le répondant est repris. Si elle refuse, la demande s’arrête. Sans réponse, la demande est confirmée d’elle-même après quinze jours.

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• L’élève garde le même matricule réseau dans sa nouvelle école.
• L’accès des parents est repris.
• L’historique ne s’ouvre qu’avec l’accord de l’école d’origine, jamais autrement.
• Le dossier civil reste fermé en attendant la réponse.
• Pour une école hors du réseau, l’exeat remis à la famille tient lieu de sortie.

Le certificat de scolarité et sa vérification par QR Code

Le certificat de scolarité sort en PDF, avec le nom de l’établissement, son logo et sa couleur. Pour un établissement du Cameroun, l’en-tête de la République et du ministère de tutelle est repris, et le signataire est celui de l’établissement : proviseur ou principal, directeur ou directrice.

Un QR Code permet à qui reçoit le document de le vérifier sur une page lisible, sans compte : authentique, remplacé, retiré, révoqué ou introuvable. Ce QR Code n’est présent que si l’établissement a une clé d’émission et une autorisation d’ouverture vérifiée ; sinon le document sort sans QR Code et le dit.

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• La vérification ne demande ni compte ni application.
• Un document remplacé ou retiré s’affiche comme tel.
• Les documents sont rédigés dans les langues choisies par l’école.
• Un certificat est tracé : on sait qui l’a délivré et quand.

Limites des transferts et par où commencer

Le logiciel trace et sécurise les documents, mais la décision reste humaine. Pour démarrer, vérifiez que le dossier de chaque élève est complet, puis délivrez un premier exeat depuis sa fiche et consultez le registre.

Le transfert se fait par demande uniquement entre établissements du même réseau.

• Un transfert avec une école hors du réseau passe par l’exeat remis à la famille, sans demande automatique.
• Le reste dû est une information : la décision de retenir ou non un document appartient à la direction.
• Le QR Code dépend de l’autorisation d’ouverture de l’établissement.
• Un changement de classe dans la même école se fait avec un motif, sans exeat.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un exeat ?

C’est le certificat de départ d’un élève. Il atteste que l’établissement d’origine le laisse partir à une date donnée vers un établissement d’accueil.

Un exeat peut-il être refusé parce que la scolarité n’est pas payée ?

Le logiciel indique le reste dû pour information, mais ce solde ne sert jamais à refuser l’exeat.

Que se passe-t-il si la famille perd son exeat ?

Le secrétariat délivre un duplicata qui reprend le même numéro, retrouvé dans le registre.

Faut-il retaper l’élève quand il change d’école du même réseau ?

Non. L’école d’accueil saisit son matricule réseau et sa date de naissance, puis demande le transfert ; l’école d’origine décide.

Peut-on essayer avant de s’engager ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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