قبول التلاميذ وتسجيلهم، من الطلب إلى رقم التسجيل دون إعادة إدخال

ينجح التسجيل بأمور قليلة: ملف كامل، وقسم يناسب سن الطفل، ورقم تسجيل صحيح، وقرار واضح. مع Sahel EDU، برنامج قبول الطلاب، تتابع الأمانة كل طلب خطوة بخطوة، ولكل وثيقة حالتها، ويمنح البرنامج رقم التسجيل لحظة التسجيل. والتسجيل الإلكتروني في المدرسة موجود أيضًا، لكنه يبقى مغلقًا حتى تفتحه الإدارة.

مراحل القبول، من أول اتصال إلى التسجيل

القبول ليس تسجيلًا: تتلقى المؤسسة أولًا طلبًا، ثم تتحقق وتقرر، وبعد ذلك فقط تسجّل الطفل. وفصل هذه اللحظات يمنع امتلاء الأقسام قبل فحص الملف.

ومهما كانت الأداة، تبقى الطريقة نفسها وتنقسم إلى خطوات بسيطة.

• استلام الطلب: من هو الطفل، وأي قسم مطلوب، ومن المسؤول عنه.
• التحقق من أن السن يناسب المستوى المطلوب.
• جمع وثائق الملف وتسجيل الناقص منها.
• التأكد من أن الطفل غير معروف مسبقًا، لا في المدرسة ولا في غيرها.
• اتخاذ القرار وإبلاغ الأسرة به.
• تسجيل الطفل في قسمه ومنحه رقم التسجيل.

وثائق الملف وحالة كل وثيقة

في الملف الورقي، يُكتشف نقص الوثيقة يوم الدخول المدرسي. وفي Sahel EDU لكل وثيقة حالة، تراها الأمانة والإدارة.

اقرأوا أيضًا: ملف التلميذ: الوثائق المطلوبة وما يُحتفظ به

• تُصوَّر الوثيقة بالهاتف أو تُرفع بصيغة PDF، والملف مشفَّر.
• يمكن للأشخاص المخولين الاطلاع على الأصل في أي وقت.
• يمكن وسم وثيقة «لاحقًا» مع تاريخ: فتُذكَّر في قائمة العمل وعلى لوحة الإدارة وفي فضاء الأسرة.
• يبيّن الملف من النظرة الأولى ما استُلم وما بقي مطلوبًا.
• تُرفض شهادة الميلاد المسجلة سابقًا في ملف آخر، وبذلك تُتجنب الازدواجية.

عند الشباك: مساعد القبول خطوة بخطوة

في الأمانة، يقود مساعد عملية الإدخال في خمس خطوات: مصدر الطلب، والمترشح، والمسؤول عنه، والوثائق، ثم المراجعة قبل التأكيد. ولا يُعاد إدخال شيء من خطوة إلى أخرى.

وتُجرى عدة عمليات تحقق أثناء الإدخال، ليُصحَّح الخطأ في الحال بدل اكتشافه عند الدخول المدرسي.

اقرأوا أيضًا: شهادة المغادرة ونقل التلميذ والشهادة المدرسية

• يُتحقق من سن الطفل بمقارنته بالقسم المطلوب.
• يُنبَّه إلى وجود متشابه في الاسم داخل شبكة المؤسسات.
• تظهر في قائمة العمل الأماكن الشاغرة في كل قسم وطلبات النقل المعلقة.
• التلميذ المسجل في مؤسسة أخرى من الشبكة لا يُعاد إدخاله: يُدخل رقم تسجيله في الشبكة وتاريخ ميلاده ثم يُطلب النقل.
• تنتقل الوثائق والمسؤول عن التلميذ إلى الملف دون إدخال جديد.
• يتلقى المسؤول معرّف الولي، المنشأ بناءً على وثيقة هوية رسمية.

التسجيل عبر الإنترنت: مغلق افتراضيًا وتفتحه الإدارة

يمكن لموقع المدرسة أن يتلقى طلبات التسجيل عبر الإنترنت. هذه الخاصية موجودة لكنها مغلقة افتراضيًا: رئيس المؤسسة هو الذي يقرر فتحها بمفتاح بسيط.

وحين تكون مغلقة يقترح الموقع بدلًا منها وسيلة تواصل، مع رسالة WhatsApp مكتوبة مسبقًا. وفي كل الأحوال لا يسجّل الطلب أحدًا: تفحصه المؤسسة كأي طلب قبول.

اقرأوا أيضًا: موقع إلكتروني للمدرسة: تقديم مؤسستك على الإنترنت

• يصل الطلب إلى قائمة العمل نفسها التي تصلها طلبات الشباك.
• تحتفظ الإدارة بقرار القبول أو الرفض.
• لا يُطلب أي دفع عبر الإنترنت في هذه المرحلة.
• يمكن للمدرسة أن تبقي الشباك بابها الوحيد.

التسجيل ورقم التسجيل وإعادة التسجيل: ما يفعله البرنامج وحدوده

عند قبول الطلب، ينشئ التسجيل التلميذ في قسمه ويمنحه أرقام التسجيل: رقم المدرسة ورقم الشبكة. ولا يُدخل الرقم يدويًا أبدًا، وهذا يلغي الأرقام المكررة. أما الرقم الوطني الفريد، إن وُجد، فيُسجَّل ولا يُختلق أبدًا.

وعند الدخول المدرسي التالي، يخضع ملف كل تلميذ لمراجعة سنوية، وتساعد توقعات الأعداد على تحديد عدد الأقسام المطلوب فتحها.

اقرأوا أيضًا: استيراد قائمة التلاميذ من إكسل دون أخطاء

• لا يغني التسجيل في Sahel EDU عن التسجيل الرسمي في الامتحانات، فهو يظل من اختصاص الدولة.
• يمكن نقل القوائم المحفوظة في جدول بيانات عبر الاستيراد الموجَّه الذي يتحقق من كل سطر قبل الكتابة.
• لا تُصدر بطاقة التلميذ إلا بعد اكتمال الملف.
• ثم تُدار رسوم التلميذ قسمًا قسمًا، حسب بنود الرسوم في المدرسة.
• على الأسر أن تقدّم الوثائق: فالبرنامج يرتبها ويذكّر بها ولا يحصل عليها بدلًا منها.

الأسئلة الشائعة

هل يسجّل الطلب عبر الإنترنت الطفل؟

لا. يصل إلى قائمة طلبات القبول. تفحصه المؤسسة وتقرر، وبعد ذلك فقط تسجّل الطفل في قسم.

هل التسجيل عبر الإنترنت مفتوح في كل المؤسسات؟

لا. هو مغلق افتراضيًا. يفتحه رئيس المؤسسة متى شاء، وإلا يقترح الموقع وسيلة تواصل.

هل يمكن إدخال رقم التسجيل بأنفسنا؟

لا. يمنح البرنامج الرقم لحظة التسجيل، وهذا يمنع الأرقام المكررة.

ماذا يحدث إذا نقصت وثيقة يوم القبول؟

نضع عليها وسم «لاحقًا» مع تاريخ. فتُذكَّر في قائمة العمل وعلى لوحة الإدارة وفي فضاء الأسرة.

هل يمكن التجربة قبل الالتزام؟

نعم. التجربة المجانية لمدة ٣٠ يومًا، دون التزام. ثم يُتفاوض على السعر مع كل مؤسسة، ويمكن الاطلاع عليه في صفحة الأسعار.

انظروا أيضًا

كل الحلول ←