ملف التلميذ: أي الوثائق تُطلب وتُحفظ وتُحدَّث

ملف التلميذ هو ذاكرة مساره الدراسي: فيه هويته وأولياؤه ونتائجه السابقة والقرارات المتخذة بشأنه. والملف المنظَّم يوفّر الوقت عند كل شهادة أو تحويل أو امتحان؛ أما الملف الناقص فيعطّل هذه الإجراءات بعد سنوات. يبيّن هذا الدليل الوثائق التي تُطلب وكيف تُحمى ومتى تُحدَّث.

فيمَ يفيد الملف، وما الذي لا ينبغي أن يحتويه

للملف أربعة استعمالات: التعرّف على التلميذ دون خطأ، وإثبات مساره، والاتصال بأسرته، وحماية الطفل (الصحة والأشخاص المأذون لهم باصطحابه). اطلب ما يخدم أحد هذه الاستعمالات، ولا تزد عليه.

وتتطلب بيانات الصحة والدين والصورة الفوتوغرافية عناية خاصة: فلا يطّلع عليها إلا من يحتاج إليها. وفي الكاميرون يعزّز قانون ٢٠٢٤ لحماية المعطيات الشخصية، بحسب المصادر التي اطلعنا عليها، الضمانات المتعلقة بالمعطيات الحساسة؛ فاعرض ممارساتك على مستشار قانوني.

الوثائق المطلوبة عند التسجيل

القائمة الدقيقة تعود إلى نظامك الداخلي وإلى تعليمات وزارة الوصاية. وهذه الوثائق التي تطلبها المؤسسات عادةً، وعليك تكييفها.

• شهادة الميلاد: الوثيقة الأساسية، تُستعمل للحالة المدنية الدقيقة وللتسجيل في الامتحانات؛ فإن غابت فدوّن وضعية «شهادة ناقصة» وتاريخًا للتسوية.
• آخر كشوف الدرجات أو شهادة عن القسم المتابَع، للتحقق من المستوى.
• شهادة المغادرة أو التحويل من المؤسسة الأصلية للتلميذ القادم من مكان آخر. لم نعثر على نموذج وطني: فشهادة المغادرة يوقّعها رئيس المؤسسة الأصلية.
• صور شمسية للتلميذ بالعدد الذي تحدده المدرسة.
• استمارة معلومات موقَّعة: الأولياء أو الوصي، والعناوين، وأرقام الهاتف، وشخص يُتصل به عند الطوارئ.
• وثيقة هوية الولي أو الوصي الذي يسجّل الطفل، لمعرفة المسؤول عنه.
• ورقة الصحة والتلقيحات، إذا طلبتها مؤسستك.

الوثائق التي تُضاف أثناء الدراسة

الملف يعيش: يُستكمل كل سنة. لا ترتّب وثائق السنة عشوائيًا، بل صنّفها بحسب السنة الدراسية.

• كشوف الدرجات لكل فصل وقرار نهاية السنة.
• قرارات الانضباط والاستدعاءات مع الإجراءات المتخذة.
• مبرّرات الغياب الطويل والشهادات الطبية.
• موافقات الأولياء (الصورة والخرجات) وقائمة الأشخاص المأذون لهم باصطحاب الطفل.
• الشهادات والوثائق المسلَّمة مع تواريخها، لمعرفة ما تم تسليمه.

الحفظ والحماية وتقييد الاطلاع

تختلف مدد الحفظ: فحدّدها بحسب تعليمات وزارة الوصاية ونظامك الداخلي. والمبدأ في كل مكان ألا يُحتفظ بما لم تعد له فائدة، وأن يُحمى ما يُحتفظ به.

يوضع الملف الورقي في خزانة مقفلة بمفتاح، مع سجل للإخراج: من أخذه ومتى وإلى متى عاد. أما الملف الرقمي فيتطلب كلمات سر شخصية وصلاحيات محدودة بحسب الوظيفة ونسخة احتياطية.

اقرأوا أيضًا: أرشفة الملفات المدرسية: ما يُحفظ وكم من الوقت

• حافظة لكل تلميذ، مرتبة بحسب القسم، مع فهرس للوثائق.
• سجل لإخراج الملفات.
• قائمة بالأشخاص المخوَّل لهم الاطلاع على كل نوع من الوثائق.
• نسخة رقمية للوثائق الأساسية، تُحفظ في مكان غير المكتب.
• قاعدة مكتوبة لإتلاف الوثائق التي لم تعد لازمة.

التحديث دون البدء من جديد

اطلب من الأسر كل سنة التحقق من المعلومات الأكثر تغيرًا. وتكفي ورقة تُقرأ وتُوقَّع بدل ملف جديد.

• عنوان الأولياء وأرقام هواتفهم.
• تغيير الوصي أو وفاة أو انفصال أو شخص جديد يُتصل به.
• صورة التلميذ، حين لا تعود تشبه الطفل.
• الحالة الصحية والحساسيات المعروفة.
• وثيقة الولي إذا فُقدت أو انتهت صلاحيتها أو استُبدلت.

مع Sahel EDU

في Sahel EDU يجمع ملف التلميذ صورته وحالته المدنية وأولياءه ومراجعته السنوية وسجله. ولكل وثيقة وضعيتها، وتُلتقط الصورة مباشرة على الهاتف ولا تبقى على الجهاز، وتُشفَّر المسوحات الضوئية. وتُشفَّر أوراق الصحة ويُسجَّل الاطلاع عليها. ويُسند البرنامج رقم التسجيل؛ أما الرقم الوطني الموحَّد حين يوجد فيُسجَّل ولا يُختلق أبدًا.

وتُحفظ وثيقة الولي الرسمية مشفَّرة، ولا تُستعمل إلا لإنشاء حسابه، مع مراقبة التكرار. وموافقات الأولياء والأشخاص المأذون لهم باصطحاب الطفل سجلات مستقلة. ويمكن الاطلاع على رؤية ٣٦٠° للتلميذ وتصديرها بصيغة PDF.

اقرأوا أيضًا: برنامج الأمانة المدرسية: التسجيل والملفات والوثائق · بطاقة التلميذ بصورة: إصدارها والتحقق منها

الأسئلة الشائعة

ما الوثائق المطلوبة لتسجيل تلميذ؟

أساسًا شهادة الميلاد وآخر كشوف الدرجات وشهادة المغادرة للتلميذ القادم من مؤسسة أخرى والصور واستمارة المعلومات ووثيقة الولي. والقائمة الدقيقة تتوقف على نظامك الداخلي.

ماذا نفعل إذا غابت شهادة الميلاد؟

سجّل التلميذ بوضعية «شهادة ناقصة» وتاريخ للتسوية، لأن الشهادة لازمة للتسجيل في الامتحانات.

كم من الوقت يُحتفظ بالملف؟

بحسب تعليمات وزارة الوصاية ونظامك الداخلي. لم نعثر على مدة وطنية يمكننا الاستشهاد بها.

من يحق له الاطلاع على ملف التلميذ؟

فقط من يحتاج إليه لأداء وظيفته. وفي Sahel EDU تتوقف الصلاحيات على الدور، ويُسجَّل الاطلاع على أوراق الصحة.

هل يمكن نقل الملفات الورقية إلى Sahel EDU؟

نعم، انطلاقًا من قوائم في جدول بيانات: يتحقق الاستيراد الموجَّه من كل سطر قبل الكتابة. والرقمنة الشاملة الجاهزة، وهي خدمة تُفوتر على حدة، ممكنة منذ التجربة المجانية لمدة ٣٠ يومًا.

انظروا أيضًا

كل الحلول ←