Protéger les données d’une école : qui voit quoi, comment on se connecte, ce qui est sauvegardé

Une école garde des notes, des photos d’enfants, des pièces d’identité, des fiches de santé et l’état des paiements de chaque famille. Les perdre ou les laisser lire par n’importe qui est une faute vis-à-vis des parents. Sahel EDU applique des mesures concrètes : données séparées par établissement, double authentification des responsables, sessions limitées, fichiers sensibles chiffrés, sauvegardes chaque heure et journal des actions.

Ce qu’une école doit protéger

La sécurité des données d’une école commence par le recensement de ce qu’elle détient. Une partie de ces données concerne des enfants, et plusieurs sont sensibles : leur fuite peut nuire durablement à une famille.

• Les notes, les moyennes et les décisions du conseil de classe.
• Les pièces d’identité des parents et les actes de naissance scannés.
• Les fiches de santé et les besoins spécifiques des élèves.
• Les photos des élèves et du personnel.
• Les montants dus, payés et impayés de chaque famille, et la paie du personnel.

Les risques les plus fréquents dans une école

Les incidents viennent rarement d’une attaque sophistiquée. Ils viennent de gestes quotidiens, qu’un logiciel peut limiter mais qu’une organisation doit aussi corriger.

Un inventaire honnête de ces pratiques est le meilleur point de départ avant de changer d’outil.

• Un mot de passe partagé entre plusieurs collègues, ou écrit sur un cahier.
• Un fichier Excel de toutes les familles, copié sur une clé USB qui circule.
• Des photos de pièces d’identité envoyées dans une conversation de groupe.
• Un ancien membre du personnel qui garde son accès après son départ.
• Un téléphone perdu, ouvert sur un compte de direction.

Chaque établissement chez lui, chaque personne selon son rôle

Les données de chaque établissement sont strictement séparées de celles des autres : une école ne voit jamais les élèves d’une autre. La seule exception est l’historique d’un élève transféré, ouvert sur accord de l’établissement d’origine.

À l’intérieur de l’école, les droits suivent le rôle. L’enseignant ne voit que ses classes, le bureau de l’APEE et le promoteur ont une lecture seule, et la direction délègue les droits sans donner tout à tous. Les données appartiennent à l’établissement : elles ne sont ni vendues ni partagées.

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• Un site propre à chaque établissement, avec ses données cloisonnées.
• Des rôles : direction, censeur, surveillant général, économe, enseignant, parent, élève.
• Un enseignant limité à ses classes et à ses matières.
• Un compte suspendu déconnecté sans attendre.
• Des évaluations d’enseignants anonymes par construction.

Se connecter : double authentification et sessions limitées

Pour les comptes qui voient le plus de données, la direction, le censeur et le comptable, la double authentification est obligatoire. Elle repose sur une application d’authentification installée sur le téléphone, et chaque compte reçoit des codes de secours à usage unique pour le cas où le téléphone serait perdu.

Ces comptes ont aussi une session limitée à huit heures, avec un chronomètre visible, et ne peuvent pas rester connectés indéfiniment. Si un mot de passe est réinitialisé, la double authentification est retirée et doit être refaite.

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• Une application d’authentification, avec des codes de secours à usage unique.
• Une session de huit heures et un chronomètre visible.
• Pas de connexion permanente pour ces comptes.
• Des limites sur les tentatives de connexion répétées.
• Un mot de passe provisoire pour les parents, à changer à la première connexion.

Fichiers chiffrés, sauvegardes chaque heure et journal des actions

Les pièces d’identité et les scans d’admission sont chiffrés, tout comme les fiches de santé, dont chaque lecture est journalisée. Les photos sont privées. Les pages de l’application ne chargent aucune ressource venue d’un autre site, et les exports de tableur neutralisent les formules piégées.

Les sauvegardes sont faites chaque heure, chiffrées, dans un espace séparé et verrouillé, et une restauration d’essai est vérifiée chaque nuit. Une erreur de l’application prévient l’équipe technique. Les actions sensibles, comme un export ou une annulation d’encaissement, s’inscrivent au journal.

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• Pièces d’identité, scans et fiches de santé chiffrés.
• Sauvegarde chaque heure, dans un espace séparé et verrouillé.
• Preuve de restauration contrôlée chaque nuit.
• Un journal des actions sensibles que la direction peut consulter.
• L’export complet des données de l’établissement, à tout moment pour la direction.
• Une alerte à l’équipe technique en cas d’erreur de l’application.

Ce que nous n’affirmons pas, et ce qui reste à faire chez vous

Sur la protection des données personnelles des élèves et des familles, lisez notre page consacrée à la loi camerounaise de 2024, et faites valider vos pratiques par un juriste.

Un logiciel ne remplace pas les bonnes habitudes. Retirez l’accès des personnes qui partent, ne partagez pas de mot de passe, et gardez le téléphone qui porte la double authentification en lieu sûr.

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• Désactiver sans attendre le compte d’un membre du personnel qui part.
• Ne jamais partager un mot de passe, même entre collègues de confiance.
• Former chaque nouveau venu aux règles de l’école.
• Ranger les codes de secours en lieu sûr.

Questions fréquentes

Une école peut-elle voir les données d’une autre ?

Non. Les données de chaque établissement sont cloisonnées. Seul l’historique d’un élève transféré s’ouvre, avec l’accord de l’école d’origine.

La double authentification est-elle obligatoire ?

Oui pour la direction, le censeur et le comptable, ainsi que pour la console de la plateforme. Elle utilise une application d’authentification sur le téléphone.

Que devient notre base si un incident survient ?

Elle est sauvegardée chaque heure, de façon chiffrée, dans un espace séparé, et une restauration d’essai est vérifiée chaque nuit.

À qui appartiennent les données ?

À l’établissement. Il peut les exporter à tout moment, en Excel et en PDF ; elles ne sont ni vendues ni partagées.

Peut-on évaluer ces mesures pendant l’essai ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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