Économe, intendant, comptable : l’argent de l’établissement, de l’encaissement à la paie

L’économe, l’intendant ou le comptable d’établissement (selon les écoles) est celui par qui l’argent entre et sort : scolarité, dépenses, paie, relevés de banque. Dans Sahel EDU, ce poste correspond au profil comptable. Cette page part de sa journée, puis montre écran par écran ce que le logiciel lui donne, les droits de son profil et ce qui ne dépend pas de lui.

La journée d’un économe : encaisser, vérifier, justifier

À l’ouverture, l’économe compte son fond de caisse, encaisse les familles, délivre les reçus, règle quelques fournisseurs, puis ferme la caisse et compte de nouveau. En fin de mois viennent la paie du personnel et la justification des dépenses ; en cours de trimestre, la relance des impayés.

• Un reçu écrit à la main : numéro oublié, doublon, montant raturé.
• Le reste à payer d’une famille à reconstituer à partir de plusieurs cahiers.
• Une caisse qui ne tombe pas juste le soir, sans savoir pourquoi.
• Des versements bancaires dont la preuve arrive en photo, à rapprocher du relevé.
• La paie des enseignants payés à l’heure, à recompter chaque mois.

Encaisser : frais par poste, reçus numérotés, impayés

Les frais se définissent par poste (dossier, inscription, APEE, examen, scolarité, tenue…) avec leurs échéanciers. Chaque encaissement se ventile poste par poste et produit un reçu numéroté en PDF, en trois langues, avec le montant en lettres. Le moyen utilisé (espèces, virement, chèque ou paiement par téléphone mobile) est enregistré.

Sahel EDU enregistre le paiement ; il ne déclenche aucun paiement en ligne et n’envoie aucun lien de paiement aux parents. Les familles paient à la caisse ou par versement ; la famille voit ensuite son reçu et son solde dans son espace.

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• « Scolarité » : le dû, le payé et le reste, par élève et par classe, avec les impayés, les relances et l’export.
• Un encaissement erroné s’annule avec un motif : il reste tracé. Une pièce se corrige par un avoir, jamais en la modifiant.
• « Registre des pièces » : factures, reçus, avoirs et relevés, à numérotation continue, avec un QR Code Sahel Shield. Aucune TVA n’est appliquée par défaut.
• « Bulletins retenus » : l’économe voit la liste et encaisse ; libérer un bulletin revient à la direction.

La caisse, les dépenses et les versements bancaires

La caisse du jour s’ouvre avec un fond et se ferme avec l’écart, qui est alors figé : le soir, on sait si elle tombe juste et de combien elle s’écarte. Les dépenses se saisissent avec leur justificatif ; une dépense annulée garde son motif et n’est jamais effacée. Les bons de commande des fournisseurs demandent une double validation.

À lire aussi : Caisse du jour et dépenses d’une école · Versements bancaires et rapprochement des frais

• « Dépenses » et « Fournisseurs » : l’argent qui sort, avec les bons de commande ; la saisie des dépenses se garde sur le téléphone quand le réseau coupe.
• « Caisses séparées » : l’APEE, les examens, chacune avec son budget et son rapport ; le bureau de l’APEE lit sa caisse, sans accès aux notes ni aux absences.
• « Versements » : la famille déclare un versement avec la photo de son reçu ; l’économe le vérifie, importe le relevé de banque et rapproche. Le versement devient un paiement ventilé, avec reçu.
• L’option « zéro espèce » convient aux établissements qui ne reçoivent pas d’argent liquide au guichet.

La paie et les écritures comptables

Dans « Paie », le taux de chacun est réglé (à l’heure ou au mois), les heures se calculent depuis l’emploi du temps confronté au pointage, et le bulletin de paie sort en PDF ; chaque agent retrouve le sien dans « Ma paie ». Les taux de cotisation sont des réglages que l’établissement doit faire valider, et les déclarations de la paie sont des documents préparés, non des télé-déclarations.

« Comptabilité » propose un plan SYSCOHADA de correspondance que le comptable contrôle et valide, puis donne le journal des écritures, le grand livre, l’équilibre de l’exercice et les écarts à examiner entre la paie, les pièces et la caisse. Le fichier des écritures s’exporte en CSV ou Excel. La proposition de comptes est un point de départ : elle se fait contrôler avant tout usage officiel.

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Droits, limites et par où commencer

Le profil comptable encaisse, annule un encaissement avec trace, tient la caisse, les dépenses, les versements et la paie, consulte le registre des pièces et demande des avoirs. Il ne peut pas accorder de remise, attribuer une bourse (il en voit le coût), libérer un bulletin retenu, ni voir les notes ; un avoir au-delà du seuil exige la validation d’une seconde personne habilitée. Sa connexion est protégée par une double authentification obligatoire.

Pour démarrer : définir les frais par poste et leurs échéanciers, importer les paiements déjà reçus avant l’installation pour que les soldes soient justes, puis ouvrir la caisse du jour. Les encaissements de la scolarité demandent la connexion.

Questions fréquentes

Les parents peuvent-ils payer en ligne avec Sahel EDU ?

Non. Les familles paient à la caisse ou par versement bancaire ou mobile ; l’école enregistre le paiement et la famille voit son reçu et son solde.

Que faire d’un encaissement saisi par erreur ?

Il s’annule avec un motif et reste tracé, jamais effacé. Une pièce déjà émise se corrige par un avoir.

L’économe peut-il accorder une remise à une famille ?

Non, cela revient à la direction. L’économe voit le coût des bourses et des remises, sans les attribuer.

Les cotisations de la paie sont-elles déjà réglées ?

Non. Les taux de cotisation sont des réglages que l’établissement doit faire valider, et les déclarations sont préparées, pas transmises.

Peut-on essayer avant de s’engager ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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