Importer sa liste d’élèves depuis Excel : préparer le fichier, vérifier avant d’écrire, garder les anciens matricules

Ressaisir des centaines d’élèves à la main prend des jours et sème des fautes. Mais importer un fichier mal préparé peut produire des doublons et des classes mélangées. La bonne méthode consiste à préparer le fichier, à vérifier avant d’écrire quoi que ce soit, puis à corriger ligne par ligne. Sahel EDU fournit pour cela un centre d’import avec fiche vierge, exemple et aperçu.

Préparer son fichier Excel : les règles d’une bonne liste d’élèves

Un import réussi se joue avant d’ouvrir le logiciel. Un fichier propre se lit sans effort, que ce soit par une personne ou par un programme.

Prenez le temps de relire la liste d’une classe entière avant d’en préparer dix : c’est le moyen le plus sûr de découvrir les habitudes de saisie propres à l’école.

• Une ligne par élève, et une colonne par information : nom, prénoms, date de naissance, sexe, classe.
• Aucune cellule fusionnée, aucune ligne de titre au milieu du tableau, aucune ligne vide.
• Des classes écrites toujours de la même façon, par exemple « 6ème » ou « Tle ».
• Des dates dans un seul format, et des téléphones complets avec l’indicatif.
• L’ancien matricule de l’école, s’il existe, dans sa propre colonne.
• Une copie du fichier d’origine, mise de côté avant toute modification.

Les erreurs qui font échouer un import

Les mêmes fautes reviennent d’une école à l’autre. Les connaître permet de les chercher avant l’import, avec les outils de tri et de filtre d’Excel.

• Des doublons : le même élève écrit deux fois, avec une orthographe un peu différente.
• Des classes inconnues : « 6e A » dans un fichier, « 6ème A » dans l’autre.
• Des dates illisibles, comme un jour et un mois inversés.
• Un nom collé au prénom dans la même cellule, ou coupé en deux colonnes.
• Des numéros de téléphone écrits de plusieurs manières.
• Un fichier qui mêle plusieurs années, ou des élèves partis.

Le centre d’import de Sahel EDU : fiche vierge et exemple expliqué

Le centre d’import range chaque import dans l’ordre conseillé : le personnel, les élèves, les matricules uniques, les relevés bancaires et les échanges. À côté de chacun, une fiche vierge et un exemple expliqué sont proposés en vrai fichier Excel, avec les en-têtes dans la langue de l’écran.

L’exemple contient une colonne « Pourquoi cette ligne ? » ignorée à l’import, ainsi que des feuilles « Mode d’emploi » et « Classes ». Les colonnes dépendent de l’établissement : pas de série ni de langue vivante au primaire, et un nom arabe exigé dans la filière arabe.

• Une fiche vierge à remplir et un exemple déjà rempli, en trois langues.
• Des en-têtes compris en français, en anglais et en arabe.
• Des en-têtes de terrain compris aussi, comme « NOMS ET PRÉNOMS ».
• Des téléphones du type « +237 6 77… » remis au bon format.
• Un choix entre importer une classe ou toute l’école.

Vérifier avant d’écrire : l’aperçu ligne par ligne

Avant que la moindre donnée ne soit créée, un aperçu montre chaque ligne telle qu’elle serait enregistrée. Un assistant décrit en phrases ce qu’il a trouvé : les colonnes reconnues ou ignorées, ce qui sera créé par classe, complété, mis de côté ou refusé, et les dates illisibles.

Quand une classe est inconnue, la plus proche est proposée. La confirmation relit ensuite tout avant d’écrire, et l’opération est tracée dans le journal. Relancer le même fichier ne crée pas de doublon.

• Un aperçu sans aucune écriture dans la base.
• Des erreurs et des avertissements affichés ligne par ligne, avec leur raison.
• Une classe inconnue accompagnée de la plus proche proposée.
• Une confirmation qui relit tout avant d’écrire.
• Un import qui ne crée pas de doublon quand on le relance.

Anciens matricules, doublons et lignes mises de côté

Trois choix se posent avant l’import des élèves. Garder les anciens matricules comme matricules officiels de l’école ou en recevoir de nouveaux. Importer une classe seule ou toute l’école. Et, pour les élèves déjà inscrits, les mettre de côté ou compléter seulement les cases vides.

Les lignes mises de côté gardent ce qu’elles disaient. La direction les tranche ensuite, côte à côte avec la fiche existante : créer l’élève dans la classe de son choix, compléter la fiche existante ou écarter la ligne. Pour reprendre ses matricules, voir la page consacrée aux numéros d’élèves.

À lire aussi : Matricule de l’élève : règles de numérotation

• Anciens matricules conservés, ou nouveaux matricules attribués.
• Une classe, ou toute l’école.
• Élèves déjà inscrits mis de côté, ou complétés dans leurs cases vides.
• Trois décisions possibles pour une ligne en doute : créer, compléter, écarter.

Après l’import, et limites

Un import ne remplace pas la vérification humaine. Relisez une classe au hasard, comparez les effectifs avec vos registres, puis passez à la suite : parents, emploi du temps, frais.

En cours d’année, d’autres imports permettent de reprendre l’emploi du temps, les notes, les paiements, les absences déjà comptées et les liens parent-élève. Pour une reprise complète par l’équipe de SAHEL AVENIR SARL à partir de vos tableaux, voir la page sur la digitalisation.

À lire aussi : Digitalisation clé en main des dossiers de votre école · Passer d’Excel à un logiciel de gestion scolaire

• Les imports se font avec des droits précis, et sont journalisés.
• Les lignes refusées sont à corriger dans le fichier, puis à relancer.
• L’import ne remplace ni l’admission au guichet ni les pièces du dossier.
• La qualité du résultat dépend de celle du fichier de départ.

Questions fréquentes

Quelles colonnes faut-il dans le fichier d’élèves ?

La fiche vierge du centre d’import les indique pour votre établissement : nom, prénoms, date de naissance, sexe, classe, et d’autres selon le cycle. Un exemple expliqué accompagne chaque fiche.

Que se passe-t-il si une classe est mal écrite ?

L’aperçu signale la classe inconnue et propose la plus proche. Rien n’est écrit tant que vous n’avez pas confirmé.

Peut-on garder les anciens matricules de l’école ?

Oui. Avant l’import des élèves, on choisit de garder ses matricules comme matricules officiels ou d’en recevoir de nouveaux.

Un import relancé crée-t-il des doublons ?

Non. Relancer le même fichier ne crée pas de doublon, et les élèves déjà inscrits sont mis de côté ou complétés.

Peut-on essayer l’import avant de s’engager ?

Oui. L’essai gratuit dure 30 jours, sans engagement. Le tarif est ensuite négocié avec chaque établissement ; il se lit sur la page Tarifs.

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