كيف ترقمن مدرستك: من أين تبدأ وبأي ترتيب

رقمنة المدرسة لا تعني شراء كل شيء دفعة واحدة، بل اختيار ما يُستبدل أولًا والتأكد من أن الفريق يواكب. والأساس السليم هو قائمة موثوقة بالتلاميذ والأقسام؛ ثم تأتي الدرجات والرسوم وتسجيل الحضور. يقدم هذا الدليل الأولويات والتجهيز الأدنى وخارطة طريق من أربع خطوات، مع برنامج بعينه أو دونه. ويترك جانبًا خدمة المرافقة، الموصوفة في موضع آخر.

ما تعنيه الرقمنة وما لا تعنيه

الرقمنة هي إدخال معلومة مرة واحدة (تلميذ أو درجة أو دفعة) وإيجادها حيث تلزم: قائمة القسم وكشف الدرجات والوصل ووضعية الأسرة. وليست إلغاء كل ورق: فكشف الدرجات المسلَّم للأسرة والتوقيع والختم تحتفظ بمكانها.

ويُقاس نجاح الرقمنة بأن تكف الإدارة عن نسخ البيانات نفسها بخط اليد.

• إدخال واحد، واستعمالات عدة.
• صلاحيات مختلفة حسب وظيفة كل شخص.
• نسخ احتياطية لا تتوقف على حاسوب واحد.

الأولويات بالترتيب

ابدأ بما هو أساس لكل ما سواه. فكل مرحلة تستند إلى سابقتها، وتخطي إحداها يُلزم بالإعادة.

وأجّل ما هو مريح لكنه غير حيوي، كالموقع العام أو الإحصاءات المفصلة.

• ١. الأقسام والتلاميذ، بحالة مدنية دقيقة ورقم فريد.
• ٢. الموظفون وتعييناتهم: من يدرّس ماذا في أي قسم.
• ٣. الدرجات وكشوفها: إدخال الأساتذة وحساب المعدلات.
• ٤. الرسوم والوصولات: ما هو مستحق وما دُفع وما بقي.
• ٥. تسجيل الحضور والغيابات، للأسر والحياة المدرسية.
• ٦. التواصل مع الأولياء، حين يصير الباقي موثوقًا.

التجهيز الأدنى

المطلوب أقل مما يُظن. فمعظم الأساتذة يملكون هاتف أندرويد، ويكفي متصفح. وخطّط خصوصًا لتجاوز انقطاع الكهرباء وانقطاع الشبكة.

وتجنب الشراء قبل أن تعرف ما ينقص: قِس أولًا ما يملكه الفريق.

• هاتف أندرويد لكل أستاذ، أو هاتف مشترك في كل قاعة أساتذة.
• حاسوب أو لوح إلكتروني للأمانة وللمقتصد.
• طابعة للقوائم والوصولات وكشوف الدرجات.
• اتصال بالإنترنت في المدرسة، ولو بطيئًا، أو باقات بيانات.
• وسيلة لشحن الأجهزة عند انقطاع الكهرباء.

خارطة طريق من أربع خطوات

قسّم المشروع كي يتقدم حتى في الفترات المزدحمة. ولكل خطوة مسؤول ومعيار نجاح بسيط.

• تنظيف القوائم: الأقسام والتلاميذ والموظفون والرسوم، في جدول بيانات مرتب.
• تحميل هذه البيانات في الأداة والتحقق قسمًا قسمًا.
• إشراك مجموعة صغيرة (قسم وبضعة أساتذة) قبل التعميم.
• التوسع إلى المدرسة كلها، وعندئذ فقط إضافة الوظائف الثانوية.

الإنجاز الذاتي أو المرافقة

إذا كان أحد أعضاء الفريق متمكنًا من جداول البيانات ولديه بضعة أسابيع هادئة، أمكن تجهيز القوائم داخليًّا. وتعين على ذلك الأدلة الخاصة بالانتقال من إكسل وباستيراد التلاميذ.

وإذا كان الفريق يفتقر إلى الوقت أو الثقة، فإن المرافقة تتولى نقل السجلات انطلاقًا من القوائم المقدَّمة. وتصف صفحة الرقمنة الشاملة الجاهزة هذه الخدمة، المستقلة عن الاشتراك. وفي الحالتين، أبقِ القرار والتحكم في البيانات داخل المؤسسة.

اقرأوا أيضًا: رقمنة جاهزة لملفات مدرستكم

• داخليًّا: كل شيء يتوقف على تفرغ شخص موثوق.
• بمرافقة: فريق الناشر يتولى القوائم المقدَّمة.
• في الحالتين: يبقى مرجع من المدرسة مسؤولًا عن البيانات.
• في الحالتين: مراجعة مع الإدارة قبل الانطلاق.

مع Sahel EDU: من أين نبدأ عمليًّا

تُستعمل Sahel EDU في متصفح هاتف أندرويد أو حاسوب، دون برنامج يُثبَّت ودون تطبيق من المتاجر؛ ويمكن إضافتها إلى الشاشة الرئيسية. ويُحفظ تسجيل الحضور وإدخال الدرجات في الهاتف عند انقطاع الشبكة ويُرسلان عند عودة الاتصال.

وبحسب ترتيب الأولويات أعلاه، تفتح الإدارة الأقسام وتستورد التلاميذ والموظفين عبر مركز الاستيراد الموجَّه، وتضبط الرسوم، ثم يدخل الأساتذة درجاتهم ويسجلون الحضور. وتطّلع الأسر بعد ذلك على فضائها، مع النتائج بعد النشر والغيابات والوصولات.

اقرأوا أيضًا: الانتقال من إكسل إلى برنامج لإدارة المدرسة · استيراد قائمة التلاميذ من إكسل دون أخطاء

• الأقسام والتلاميذ والموظفون عبر الاستيراد الموجَّه، مع معاينة قبل الكتابة.
• الرسوم بندًا بندًا وجداول الدفعات ووصولات مرقَّمة.
• درجات يدخلها الأساتذة مرة واحدة، وكشف الدرجات ينتج عنها.
• تسجيل الحضور وإدخال الدرجات محفوظان في الهاتف عند انقطاع الشبكة.

الأسئلة الشائعة

بماذا نبدأ لرقمنة مدرسة؟

بالقائمة الدقيقة للأقسام والتلاميذ، بحالة مدنية صحيحة. فالدرجات والرسوم وتسجيل الحضور تستند إليها.

هل يجب شراء حاسوب لكل أستاذ؟

لا. يكفي هاتف أندرويد لإدخال الدرجات وتسجيل الحضور. والحاسوب يلزم خصوصًا للأمانة والمقتصد والإدارة.

ماذا يحدث عند انقطاع الشبكة؟

في Sahel EDU يُحفظ تسجيل الحضور وإدخال الدرجات في الهاتف ويُرسلان تلقائيًّا عند عودة الاتصال. أما الشاشات الأخرى فتتطلب الاتصال.

هل يمكن الاستعانة بمرافقة لنقل سجلاتنا؟

نعم، عبر خدمة الرقمنة الشاملة الجاهزة، الموصوفة في صفحتها. ويمكن أيضًا إنجاز كل شيء ذاتيًّا بالاستيراد الموجَّه.

هل يمكن التجربة قبل الالتزام؟

نعم. التجربة المجانية لمدة ٣٠ يومًا، دون التزام. ثم يُتفاوض على السعر مع كل مؤسسة، ويمكن الاطلاع عليه في صفحة الأسعار.

انظروا أيضًا

كل الحلول ←