Convention de partenariat

Article 1 — Objet

La présente convention fixe les conditions dans lesquelles l’Établissement utilise Sahel EDU : d’abord un essai gratuit, puis, s’il le souhaite, un abonnement au tarif convenu avec Sahel EDU. Les conditions générales d’utilisation publiées sur le site complètent la convention ; en cas de contradiction, la convention l’emporte.

Article 2 — L’essai gratuit

1. Durée. L’essai dure 30 jours à compter de l’ouverture de l’espace de l’Établissement. Il est gratuit : aucune facture n’est émise pendant l’essai.
2. Prolongation. Sahel EDU peut prolonger l’essai de l’Établissement, pour un motif qu’elle consigne. La date de fin de l’essai est toujours visible par la direction dans la plateforme.
3. Ce que comprend l’essai. L’ouverture de l’espace de l’Établissement et de son adresse, l’aide à son paramétrage, la formation initiale des personnes qu’il désigne et l’assistance.
4. Sans engagement. L’Établissement peut s’arrêter à tout moment pendant l’essai, sans rien devoir. L’article 6 s’applique alors à ses données.

Article 3 — Après l’essai : un tarif négocié

1. Avant la fin de l’essai, Sahel EDU propose à l’Établissement un tarif pour la période qui suit. Ce tarif est négocié avec chaque établissement : il n’est pas le même pour tous.
2. Le tarif est convenu par écrit (avenant signé, ou proposition acceptée par courriel ou par message). Il indique le montant, la période couverte et, s’il y a lieu, les modules inclus.
3. L’Établissement est libre d’accepter ou de refuser. S’il refuse ou ne répond pas, rien n’est dû pour l’essai, et l’accès évolue selon l’article 4.

Article 4 — L’accès à la fin de l’essai ou d’une période

À la fin de l’essai, ou de toute période payée, sans nouvelle période convenue, l’accès suit la règle affichée dans l’espace de la direction : un avertissement, puis la consultation seule (on consulte, rien ne s’enregistre), puis la suspension. Aucune donnée n’est supprimée par ce mécanisme : tout revient dès qu’une période est convenue et facturée. Le directeur garde l’abonnement et l’export des données de l’Établissement.

Article 5 — Tarif, facture et paiement

1. Chaque tarif convenu donne lieu à une facture à part, émise par Sahel EDU, numérotée et vérifiable par QR Code (Sahel Shield). Elle porte l’objet « Abonnement à la plateforme de gestion scolaire Sahel EDU », le montant et la période couverte.
2. Le montant est exprimé et payé en francs CFA, selon les moyens de paiement indiqués sur la facture.
3. Chaque mois, l’Établissement reçoit un reçu d’abonnement, qui reprend la part du mois du tarif convenu.
4. Les taxes éventuellement applicables sont indiquées sur la facture, conformément à la réglementation en vigueur à la date d’émission.
5. Une facture émise ne se modifie pas : une erreur se corrige par un avoir.
6. Tout changement de tarif en cours de période se convient de nouveau par écrit.

Article 6 — Les données de l’Établissement

1. Propriété. Les données saisies par l’Établissement lui appartiennent. Sahel EDU les héberge et les traite pour son compte, uniquement pour rendre le service.
2. Accès et export à tout moment. La direction exporte à tout moment, depuis la plateforme, l’ensemble de ses données dans un format ouvert et lisible (tableur), y compris pendant l’essai, en consultation seule et en suspension.
3. Pas d’effacement par surprise. Ni la fin d’un essai, ni l’échéance d’une période, ni un impayé ne suppriment les données de l’Établissement.
4. Après la fin de l’utilisation. Si l’Établissement met fin à la convention, l’espace passe en lecture seule pendant 30 jours, le temps d’exporter, puis il est fermé ; les données sont conservées chiffrées 6 mois pour permettre un retour, puis effacées, sauf obligation légale. L’Établissement peut demander par écrit un effacement anticipé.
5. Documents déjà délivrés. Les bulletins, attestations et certificats déjà remis aux élèves restent vérifiables par leur QR Code Sahel Shield.

Article 7 — Confidentialité et données personnelles

Sahel EDU ne vend, ne loue ni ne communique les données à des tiers, sauf obligation légale. Seules les personnes autorisées par l’Établissement y accèdent, et les lectures sensibles sont journalisées. Les parties appliquent la loi camerounaise n° 2024/017 sur la protection des données à caractère personnel : l’Établissement informe les familles et le personnel ; Sahel EDU l’assiste pour répondre à leurs demandes. Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre, pendant la convention et cinq ans après.

Article 8 — Sécurité

1. Les données sont chiffrées pendant leur transport et, pour les plus sensibles (pièces d’identité, santé, scans), au repos ; elles sont sauvegardées chaque jour en copies chiffrées et séparées.
2. Chaque établissement est cloisonné : aucune personne d’un autre établissement ne peut lire ses données.
3. La direction et les hauts responsables s’authentifient en deux étapes ; les droits de chaque personne dépendent de son rôle dans l’établissement ; les lectures sensibles et les actions importantes sont journalisées.
4. En cas d’incident touchant les données de l’Établissement, Sahel EDU l’en informe dans les meilleurs délais et lui indique les mesures prises.
5. L’Établissement garde ses identifiants confidentiels, veille à ce que chaque compte ne serve qu’à son titulaire et signale sans délai toute perte ou tout usage suspect.

Article 9 — Les engagements de l’Établissement

1. Fournir des informations exactes sur l’Établissement, y compris son autorisation d’ouverture.
2. Désigner une personne référente pour échanger avec Sahel EDU.
3. Utiliser la plateforme conformément à la loi et à sa destination : pas de contenu illicite, pas de tentative d’accès aux données d’un autre établissement, pas de copie ni de revente de la plateforme.
4. Payer les factures émises dans le délai qu’elles indiquent.
5. Il reste libre d’organiser sa gestion comme il l’entend : aucune obligation de tout conduire sur Sahel EDU.

Article 10 — Propriété intellectuelle

La plateforme Sahel EDU, son code, ses écrans, ses modèles de documents, ses marques (Sahel EDU, Sahel Shield) et sa documentation sont la propriété exclusive de Sahel EDU. L’Établissement reçoit un droit d’usage personnel, non exclusif et non transmissible, pour la durée de la convention. Les suggestions d’amélioration peuvent être librement intégrées par Sahel EDU.

Article 11 — Service et responsabilité

Sahel EDU met tout en œuvre pour un service disponible, sûr et sauvegardé (obligation de moyens). Les interruptions pour maintenance sont, autant que possible, annoncées et placées hors des heures de cours. Sahel EDU n’est pas responsable des défaillances du réseau, de l’électricité ou des appareils de l’Établissement, ni des données mal saisies. Sauf faute lourde, sa responsabilité totale est plafonnée aux sommes payées par l’Établissement pendant les douze mois précédant le fait générateur ; pendant l’essai, elle se limite à la remise en état du service et des données à partir des sauvegardes.

Article 12 — Durée, suspension et résiliation

1. La convention prend effet à son acceptation et dure tant que l’Établissement utilise la plateforme.
2. Chaque partie peut y mettre fin par écrit, avec un préavis de 30 jours ; pendant l’essai, l’Établissement peut s’arrêter à tout moment, sans préavis. L’article 6 s’applique alors. La fin de la convention ne dispense pas de payer les périodes déjà facturées.
3. En cas d’usage contraire à l’article 9, ou de risque pour la sécurité d’autres établissements, Sahel EDU peut suspendre un compte ou l’espace sans préavis, et en informe aussitôt l’Établissement.
4. Une facture impayée entraîne, après rappel, l’avertissement, la consultation seule puis la suspension, selon l’article 4.

Article 13 — Image et communication

Sur accord séparé et révocable (case ci-dessous), l’Établissement peut être cité comme établissement partenaire (nom et logo sur le site et les présentations). Sans cet accord, Sahel EDU ne cite pas son nom. Aucun chiffre ni résultat de l’Établissement n’est publié sans son accord.

Article 14 — Remise de lancement (Année Diamant)

1. Remise de lancement (Année Diamant) : l’Établissement qui signe la présente convention pendant que l’offre est en vigueur paie, pour la première année de la formule Complet, un prix fixe de 500 F CFA par élève, quelle que soit sa taille, y compris au-delà de l’effectif à partir duquel le tarif se négocie.
2. Deuxième année et suivantes : à partir de la deuxième année, le prix par élève est convenu par écrit entre les Parties dès la signature de la présente convention, dans les formes prévues par celle-ci pour tout tarif convenu (montant, période couverte). Les formules Essentiel et Standard ne sont pas concernées par l’Année Diamant.
3. Après l’essai : le prix de la première année s’applique à la première année d’abonnement qui suit l’essai gratuit de 30 jours. Le minimum de facturation de la formule reste inchangé.
4. Règlement : la première année se règle en une fois ou en trois versements sans frais, comme toute année d’abonnement.

Article 15 — Digitalisation clé en main

1. Une contribution unique : le montant de la digitalisation clé en main n’est pas le prix du travail. C’est une contribution unique, une preuve d’engagement de l’Établissement. Si l’Établissement le faisait lui-même, ce serait des mois de saisie ; l’équipe de Sahel EDU le réalise en 72 heures ouvrables, à compter de la réception du règlement et du dossier complet.
2. Au Cameroun : en cas de besoin, Sahel EDU prend en charge le déplacement de son équipe pour la digitalisation sur place et la formation du personnel, sans frais supplémentaires pour l’Établissement.
3. Hors du Cameroun : l’installation se fait à distance et la formation en ligne, guidée par l’assistant intégré à la plateforme. Aucun déplacement de l’équipe n’est prévu hors du Cameroun.

Article 16 — Dispositions finales

1. Force majeure : aucune partie n’est responsable d’un manquement dû à un événement hors de son contrôle (catastrophe, coupure générale, décision des autorités).
2. Évolution : Sahel EDU peut faire évoluer la plateforme et les conditions générales ; un changement défavorable à l’Établissement est annoncé 30 jours à l’avance et lui permet de mettre fin à la convention sans frais. Une version ultérieure de la présente convention ne s’applique qu’avec l’accord de l’Établissement.
3. Avenants : toute modification de la convention se fait par avenant écrit.
4. Acceptation et preuve : l’Établissement accepte la convention en ligne, à son inscription, ou en la signant. Sahel EDU conserve la version acceptée, la date et le nom de la personne qui l’a acceptée ; la direction les retrouve dans la plateforme.
5. Droit et litiges : la convention est régie par le droit camerounais et les Actes uniformes OHADA. Les parties cherchent d’abord un accord amiable pendant 30 jours ; à défaut, le tribunal compétent de Ngaoundéré est saisi.
6. Langues : la convention est établie en français, en anglais et en arabe ; en cas de divergence, la version française fait foi.